Kişisel bilgi yönetimi - Personal information management

Kişisel bilgi yönetimi ( PIM ), insanların belgeler (kağıt tabanlı ve dijital), web sayfaları ve e-posta mesajları gibi bilgi öğelerini elde etmek veya oluşturmak, depolamak, düzenlemek, sürdürmek, almak ve kullanmak için gerçekleştirdiği faaliyetlerin incelenmesidir. görevleri (işle ilgili veya değil) tamamlamak ve bir kişinin çeşitli rollerini (ebeveyn, çalışan, arkadaş, topluluk üyesi vb. olarak) yerine getirmek için günlük kullanım için.

PIM'in ideallerinden biri, insanların her zaman doğru yerde, doğru biçimde ve mevcut ihtiyaçlarını karşılamak için yeterli eksiksizliğe ve kaliteye sahip olmaları gerektiğidir. Teknolojiler ve araçlar, insanların PIM'in zaman alıcı ve hataya açık büro faaliyetleriyle (bilgi arama ve düzenleme gibi) daha az zaman harcamasına yardımcı olabilir. Ancak araçlar ve teknolojiler, aşırı bilgi yüklemesine yol açan çok fazla bilgiyle insanları bunaltabilir .

PIM'in özel bir odak noktası, insanların kişisel bilgi toplamalarını nasıl organize ettiği ve sürdürdüğü ve bunu yaparken insanlara yardımcı olabilecek yöntemlerle ilgilidir. İnsanlar bilgiyi çeşitli ortamlarda, çeşitli nedenlerle ve çeşitli bilgi türleri ile yönetebilir. Örneğin, geleneksel bir ofis çalışanı, bir dosya dolabındaki fiziksel belgeleri proje adına göre alfabetik olarak düzenlenmiş asılı klasörlere yerleştirerek yönetebilir. Daha yakın zamanlarda, bu ofis çalışanı, dijital belgeleri yerel, bilgisayar tabanlı bir dosya sisteminin sanal klasörlerinde veya bir dosya barındırma hizmeti (örneğin, Dropbox , Microsoft OneDrive , Google Drive ) kullanarak bulut tabanlı bir mağazada düzenleyebilir . İnsanlar bilgiyi çok daha özel, kişisel bağlamlarda da yönetir. Örneğin bir ebeveyn, çocuklarının fotoğraflarını kağıt tabanlı veya dijital olabilecek bir fotoğraf albümünde toplayabilir ve düzenleyebilir.

PIM, yalnızca bilgileri depolamak ve düzenlemek için kullanılan yöntemleri değil, aynı zamanda insanların yeniden kullanım için koleksiyonlarından bilgileri nasıl aldıklarıyla da ilgilenir . Örneğin, ofis çalışanı projenin adını hatırlayarak ve ardından alfabetik bir aramayla uygun klasörü bularak fiziksel bir belgeyi yeniden konumlandırabilir. Hiyerarşik dosya sistemine sahip bir bilgisayar sisteminde, bir kişinin bir belgenin bulunduğu en üst düzey klasörü hatırlaması ve ardından istenen belgeye gitmek için klasör içeriğine göz atması gerekebilir. E-posta sistemleri genellikle yeniden bulma için sahada arama (ör. gönderene göre arama, konu, tarih) gibi ek yöntemleri destekler. Belge türlerinin özellikleri, bunları tanımlamak için kullanılabilecek veriler (meta-veriler) ve bunları depolamak ve düzenlemek için kullanılan sistemlerin özellikleri (örneğin sahada arama), kullanıcıların kişisel bilgi yönetimini nasıl başardıklarını etkileyebilecek bileşenlerdir. .

genel bakış

PIM'in kapsamı geniştir. Bir kişinin dünyadaki değişimi algılaması ve etkileme yeteneği, bilgi alma, gönderme ve başka bir şekilde yönetme yeteneği ile belirlenir, sınırlandırılır ve bazen büyük ölçüde genişletilir.

Bilginin kişisel olduğu duyular

Kişisel bilgi yönetimi alanındaki araştırmalar, bilgilerin kişisel olabileceği ("bana") ve dolayısıyla kişinin PIM faaliyetlerinin bir nesnesi olabileceği altı anlamı dikkate almıştır:

  1. "Bana" aittir, örneğin bir ev ofisindeki kağıt belgeler, kişisel hesaptaki e-postalar, kişisel bilgisayardaki dosyalar veya bir Web bulut hizmetinin kişisel mağazasındaki dosyalar. Bu bilgilerin özellikle uzun vadeli ve eski bilgiler için korunması, kişisel arşivleme sorunlarını gündeme getirir . Kişisel bilgilerin artan dijitalleşmesi, dijital koruma sorunlarını gündeme getiriyor .
  2. Benim hakkımda". Bu, özellikle kredi kayıtları, sağlık kayıtları, alışveriş alışkanlıkları vb. gibi başkaları tarafından tutulan bilgileri (bazen kişisel veriler olarak da adlandırılır) ifade eder . Bu tür bilgiler, bir kişinin itibarını, tedavisini ve işleri yapma becerisini büyük ölçüde etkileyebilir ve önemli sorunları gündeme getirir. gizlilik .
  3. "Bana" yönelik, örneğin, e-postalar, telefon görüşmeleri, açılan mesajlar, TV reklamları, web reklamları, açılır pencereler ve hatta kendi kendine kesintiler dahil (örneğin, bir spor skorunu kontrol etmek için bir iş görevine ara vermek). Gelen bilgilerin yönetimi , dikkat yönetimi konularını gündeme getirir : Bazen kritik öneme sahip olabilir, ancak diğer zamanlarda, bir kişinin işleri halletme çabalarını rahatsız edebilir ve rayından çıkarabilir. Bilgi filtreleme sistemleri , gelen bilginin kişiyle ilgisini artırma potansiyeline sahiptir, ancak bir kişinin önyargılarını ve önyargılarını güçlendirme veya kişinin deneyimlemesi gereken bilgileri filtreleme potansiyeline sahiptir.
  4. "Ben" tarafından Gönderildi/Gönderildi, örneğin gönderilen e-postalar, kişisel web siteleri , blog gönderileri , yayınlanan raporlar ve makaleler. Bir kişi tarafından kasıtlı veya kasıtsız olarak sağlanan bilgiler, başkalarının bu kişi hakkında oluşturduğu izlenimlerde belirleyici olabilir.
  5. "Ben" tarafından deneyimlendi, örneğin, Web geçmişi, fotoğraflar (başkaları ve "ben" tarafından çekildi), el yazısı notlar, başa takılan kameralardan tam hareketli videolar ve lifelog'a yönelik diğer çabalar . İster açık bir şekilde bir kişinin faaliyetleri ve bedensel devletler zaman damgalı kaydını tutmak araçlarının kullanımının artması (örneğin Fitbit veya Apple Ürünü ) ya da dolaylı olarak (örneğin, Web sayfası tarama yoluyla, e-postalar ve metinler) kavramlarını ortaya çıkmasını sağladı bir sayısal kendini .
  6. "Ben" ile alakalı —bir kişiyle potansiyel olarak ilgili bilgileri içeren her şeyi kapsayan bir kategori, örneğin bir kişinin bilmediği ama bilmesi gereken bilgiler. Bir kişinin tercihlerini ya açık derecelendirmelerden ya da dolaylı olarak bir kişinin geçmiş seçimlerinden öğrenen öneri sistemleri , kişinin başka türlü bilmediği veya aramayı düşünmediği bilgilerden kişiyi haberdar etme potansiyeline sahiptir. Daha geleneksel olarak, bir kişinin arkadaş, aile ve meslektaş ağı, kişinin tesadüfen ilgili bilgilerle karşılaşması için bir araç sağlayabilir.

Kişisel bir bilgi alanı ve kişisel bilgi koleksiyonları

PIM literatürünün ansiklopedik bir incelemesi, yukarıda listelenen kişisel bilgilerin altı anlamının ve bu tür bilgilerle çalışmak için kullanılan araç ve teknolojilerin (e-posta uygulamalarından ve kelime işlemcilerinden kişisel bilgi yöneticilerine ve sanal asistanlara kadar ) kişisel bir bilgi alanı oluşturmak üzere birleştiğini göstermektedir . Her birey için benzersiz olan ( Yunanca harfte olduğu gibi telaffuz edilen PSI, dönüşümlü olarak kişisel bilgi alanı olarak anılır ). Bir kişinin PSI içinde kişisel bilgi koleksiyonları (PIC'ler) veya basitçe koleksiyonlar bulunur. Örnekler şunları içerir:

  • fotoğraflar, dijital veya kağıt tabanlı, muhtemelen albümler halinde düzenlenmiş, sanal veya fiziksel;
  • klasörler ve alt klasörler halinde düzenlenmiş dijital belgeler
  • e-posta klasörleri halinde düzenlenmiş veya muhtemelen daha büyük bir gelen kutusunda bırakılmış e-postalar;
  • geleneksel bir dikey dosya dolabının asılı klasörleri halinde organize edildiği şekliyle kişisel finans ve mülklerle ilgili kağıt belgeler.
  • iTunes gibi bir uygulama aracılığıyla düzenlenen dijital şarkılar.

PIM'in Faaliyetleri

PIM'in faaliyetleri, yani insanların yukarıda sıralanan yollardan biri veya birkaçıyla kendilerine özel bilgileri yönetmek için yaptıkları eylemler, bilgi ve ihtiyaç arasında bir eşleme oluşturma, kullanma ve sürdürme çabası olarak görülebilir.

PIM'in iki etkinliği, bir kişinin günü boyunca tekrar tekrar meydana gelir ve genellikle dış olaylar tarafından yönlendirilir.

  • Bulma (ve yeniden bulma) faaliyetleri, mevcut bir ihtiyaçtan bu ihtiyacı karşılamak için bilgiye doğru hareket eder. Bir kişiye bir meslektaşı tarafından "Personel toplantısı ne zaman?" diye sorulursa, örneğin, kişi ihtiyacı (doğru cevaplamak için) planlanmış etkinlikler takvimini kontrol ederek karşılayabilir.
  • Karşılaşılan bilgilerden beklenen ihtiyaca doğru ilerlemeyi engelleyen faaliyetler. Örneğin, bir kişi, mesajın değerlendirilen önemine bağlı olarak bir e-posta (bilgiyle karşılaşıldı) ve "yüksek öncelikli" veya "sonra oku" olarak işaretleyebilir (bir saklama eylemi).

Meta-seviye faaliyetler daha geniş olarak haritalamanın kendi yönlerine odaklanır.

  • Bir kişinin gelen kutusu, fotoğraf koleksiyonu veya kişisel bir dosya sistemindeki dijital belgeler gibi kişisel bilgi koleksiyonlarına odaklanma ve düzenleme faaliyetleri. Güncel olmayan veya artık kullanılmayan bilgileri silme veya arşivleme çabaları, dosya biçimlerini güncelleme çabaları ve kaybolmaya karşı güvence altına almak için bilgilerin yedeklerini oluşturma çabaları dahildir. Ayrıca, tutma ve yeniden bulmayı destekleyen bir organize yapı oluşturma çabaları da dahildir.
  • Gizliliği ve bilgi akışını yönetmeye yönelik faaliyetler, örneğin, Facebook gibi bir sosyal medya uygulamasındaki gizlilik ayarlarıyla ilgili kararları ve e-posta aboneliklerini yönetme çabalarını ve gelen e-postaları filtreleme çabalarını (örneğin, bazılarını "önemsiz" veya "önemsiz" olarak işaretleyerek) içerir. istenmeyen e").
  • Ölçme ve değerlendirme faaliyetleri, bir PIM uygulamasının zaman etkinliğini değerlendirme çabalarını içerir, örneğin, "E-postada çok mu fazla zaman harcıyorum?"; "Bu klasör yapısı bakımı için harcadığınız zahmete değer mi?"
  • Bilgiyi anlamlandırmaya ve kullanmaya yönelik faaliyetler, bir kez toplandıktan sonra bir bilgi toplanması için alınacak kararlara ve yapılacak eylemlere odaklanır. Örneğin, yeni otomobillerde mevcut seçenekler arasında (yeni dizüstü bilgisayarlar, yeni çalışanlar vb.) bir kişinin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan hangisi? Veya bir fitness takipçisi tarafından tutulan tüm verilerden ortaya çıkan genel sağlık resmi nedir?

PIM faaliyetleri birbiriyle örtüşmektedir. Örneğin, bir e-posta ekini kişisel bir dosya sisteminde belge olarak tutma çabası, örneğin belge için yeni bir klasör oluşturarak dosya sistemini düzenlemek için bir aktiviteye yol açabilir. Benzer şekilde, örneğin, bir kişi iki klasörün örtüşen içeriğe sahip olduğunu ve birleştirilmesi gerektiğini keşfettiğinde, bir kişinin bir belge bulma çabaları organize edilecek faaliyetlere yol açabilir.

Meta-seviye faaliyetler, sadece faaliyetleri bulma ve tutma ile değil, daha da fazla birbirleriyle örtüşür. Örneğin, bir kişisel dosya sistemini yeniden düzenleme çabaları, mevcut dosya organizasyonunun sürdürülmesinin çok zaman aldığı ve en çok dikkat edilmesi gereken bilgileri gerektiği gibi vurgulamadığı değerlendirmesiyle motive edilebilir.

Bilgi öğeleri, formlar ve parçalanma

Gönderilen ve alınan bilgiler, giderek artan iletişim biçimleri, destekleyici araçlar ve insanların gelenekleri, alışkanlıkları ve beklentilerine uygun olarak birçok farklı bilgi biçimini alır. İnsanlar hala kağıt tabanlı mektuplar, doğum günü kartları ve teşekkür notları gönderiyor. Ancak giderek artan bir şekilde insanlar, e-postalar, paylaşılan dijital belgeler (ekler olarak veya Dropbox gibi bir dosya barındırma hizmeti aracılığıyla ), blog gönderileri ve sosyal medya güncellemeleri (örneğin, Facebook gibi bir hizmet kullanarak ), metin mesajları ve Twitter , Snapchat , Reddit ve Instagram gibi hizmetler aracılığıyla paylaşılan bağlantılar, metinler, fotoğraflar ve videolar .

İnsanlar bilgi öğeleriyle, ilgili bilgi formuna bağlı olarak değişen özelliklere sahip bilgi paketleri olarak çalışırlar. Dosyalar, e-postalar, "tweetler", Facebook güncellemeleri, blog gönderileri vb. her biri bilgi öğesinin örnekleridir. Bir bilgi öğesinin manipüle edilebileceği yollar, onun altında yatan forma bağlıdır. Öğeler oluşturulabilir ancak her zaman (tamamen) silinemez. Çoğu öğe, örneğin bir kağıt belgenin dijital fotoğrafı çekildiğinde (kağıttan dijitale dönüştürülürken) olduğu gibi kopyalanabilir, gönderilebilir ve dönüştürülebilir ve daha sonra, dijital belgeden metin çıkarmak için optik karakter tanıma kullanıldığında olduğu gibi muhtemelen daha fazla dönüştürülebilir. fotoğraf ve daha sonra bu bilgi bir metin mesajı yoluyla başkalarına gönderildiğinde yine dönüştürülür.

Bilgi parçalanması, bir kişinin birlikte çalışması gereken birçok bilgi formu nedeniyle genellikle daha da kötüleşen PIM'in temel bir sorunudur. Bilgi, farklı cihazlarda, farklı formatlarda, farklı organizasyonlarda, farklı destekleyici araçlarla bilgi formlarına geniş bir şekilde dağılmıştır.

Bilgi parçalanması, her tür PIM etkinliği için sorun yaratır. Yeni bilgiler nerede saklanmalı? Halihazırda saklanan bilgileri nerede aramalı (yeniden bulmalı)? Bakım ve organize etme gibi meta-düzey faaliyetler, farklı cihazlardaki farklı mağazaların ayrı olarak bakımının yapılması gerektiğinde daha zor ve zaman alıcıdır. Bilgi parçalanması sorunları, özellikle bir kişinin bir projeyi tamamlamak için gereken bilgileri bir araya getirmek için birden fazla cihaza ve uygulamaya bakması gerektiğinde kendini gösterir.

Tarih ve arka plan

PIM, eski kökleri olan yeni bir alandır. Zaman ağız yerine yazılı sözcük hakim, insan bellek bilgi korunması için birinci araçlar oldu. Bilgi giderek daha fazla kağıt biçiminde işlenirken, yönetimin artan zorluklarını karşılamak için zamanla araçlar geliştirildi. Örneğin , artık ev ve işyeri ofislerinin standart bir özelliği olan dikey dosya dolabı , ilk olarak 1893 yılında ticari olarak satışa sunuldu.

1950'lerde bilgisayarların artan ulaşılabilirliği ile birlikte, bir metafor kaynağı ve insanın bilgiyi işleme ve problem çözme yeteneklerini anlama çabaları için bir test yatağı olarak bilgisayara ilgi duyuldu . Newell ve Simon , bilgisayarın insan düşüncesini modellemek için bir araç olarak kullanılmasına öncülük ettiler. Genellikle çalışan ilk yapay zeka (AI) programı olduğu düşünülen " Mantık Teorisi "ni ürettiler . 1950'lerin bilgisayarı, insan davranışı ve performansına yönelik bir bilgi işleme yaklaşımının geliştirilmesi için de bir ilham kaynağıydı.

1950'lerde yapılan araştırmalar, bir sembol işlemcisi olarak bilgisayarın insanlar gibi "düşünebildiğini" (değişen derecelerde aslına uygun olarak) gösterdikten sonra, 1960'larda insanların daha iyi düşünmelerine ve işlem yapmalarına yardımcı olmak için bilgisayarın kullanımına artan bir ilgi görüldü. bilgileri daha etkin bir şekilde Andries van Dam ve diğerleri ile birlikte çalışarak, " hipermetin " kelimesini icat eden Ted Nelson , 1968'de ilk hiper metin sistemlerinden biri olan The Hypertext Editing System'ı geliştirdi. Aynı yıl, Douglas Engelbart ayrıca NLS adlı bir hiper metin sistemi üzerinde çalışmayı tamamladı. (çevrimiçi Sistem). Engelbart, bilgisayarın insan zekasını güçlendirmek için kullanılabileceği fikrini geliştirdi. Ulric Neisser'in Bilişsel Psikoloji kitabının yayınlanmasıyla müjdelendiği gibi , 1960'larda bilişsel psikolojinin, öncelikle insanın düşünme, öğrenme ve hatırlama yeteneğini daha iyi anlamaya odaklanan bir disiplin olarak ortaya çıktığı görüldü.

Soğutulmuş bir odada uzaktan numara kırıcıdan ziyade bireye yardım olarak bilgisayar, 1970'lerin sonlarında ve 1980'lerde , artan güç ve taşınabilirliğe sahip kişisel bilgisayarlar üretmek için çalışmadan daha fazla geçerlilik kazandı . Bu eğilimler devam ediyor: On yıl önceki bir masaüstü bilgisayarınkine kabaca eşdeğer hesaplama gücü , artık bir avuç içine sığan cihazlarda bulunabilir. "Kişisel Bilgi Yönetimi" ifadesinin kendisi, görünüşe göre ilk olarak 1980'lerde, kişisel bilgisayarın insanın bilgiyi işleme ve yönetme yeteneğini büyük ölçüde geliştirme potansiyeli konusundaki genel heyecanın ortasında kullanıldı. 1980'ler ayrıca randevular ve zamanlama, yapılacaklar listeleri, telefon numaraları ve adresler gibi şeylerin yönetimi için sınırlı destek sağlayan "PIM araçlarının" ortaya çıkışına da tanık oldu. İnsan-bilgisayar etkileşiminin araştırılmasına ve geliştirilmesine adanmış bir topluluk da 1980'lerde ortaya çıktı.

PIM'in "bilgi" odağına uygun olarak, 1980'lerin ve 1990'ların PIM ile ilgili araştırmaları, belirli bir cihaz veya uygulamanın çalışmasının ötesine geçerek, örneğin, fiziksel ofisin organizasyonunu ve yönetimini içerecek şekilde daha büyük bilgi yönetimi ekosistemlerine doğru genişledi. evrak işlerinden. Malone, kişisel organizasyon stratejilerini 'düzenli' veya 'dağınık' olarak nitelendirdi ve bilgi organizasyonuna yönelik 'dosyalama' ve 'birikme' yaklaşımlarını tanımladı. Diğer araştırmalar, insanların bilgileri saklama yöntemlerini, bu bilgilerin gelecekte beklenen kullanımlarına göre değiştirdiğini göstermiştir. Çalışmalar, örneğin kişisel dosyalama sistemleri ve bilgi erişim sistemlerinin tasarımında insan belleği araştırmasının taşıyabileceği pratik sonuçları araştırdı. Araştırmalar, kişisel dosyalara dönüşte gezinme (tarama, "konuma dayalı bulma) tercihini, arama desteğindeki önemli gelişmelere rağmen günümüzde de devam eden bir tercihi ve e-postalara geri dönüş için tercih edilen yöntem olarak aramanın giderek daha fazla kullanıldığını göstermiştir. .

PIM, kendi kendini tanımlayan bir araştırmacılar topluluğu ile çağdaş bir araştırma alanı olarak, kökenlerini CHI 2004 konferansında PIM üzerine bir Özel İlgi Grubu (SIG) oturumuna ve Ulusal Bilim Vakfı (NSF) sponsorluğunda düzenlenen özel bir çalıştaya kadar takip etmektedir. 2005 yılında Seattle'da

Araştırma

Pek çok PIM araştırması, araştırmanın birincil odak noktası olan PIM etkinliğine göre gruplandırılabilir. Bu faaliyetler PIM'in iki ana modelinde yansıtılır, yani birincil PIM aktiviteleri bulma/yeniden bulma, tutma ve meta-seviye aktivitelerdir ( PIM Faaliyetleri bölümüne bakınız ) veya alternatif olarak tutma, yönetme ve kullanma. Özel başlıklar altında da önemli araştırmalar yapılmaktadır: Bir kişinin PIM uygulamasını hem etkileyen hem de bundan etkilenen kişilik, ruh hali ve duygu, kişisel sağlık bilgilerinin yönetimi ve uzun vadede ve miras için kişisel bilgilerin yönetimi.

Bulma/yeniden bulma

Tipik bir gün boyunca, insanlar tekrar tekrar büyük ve küçük bilgi ihtiyacı yaşarlar (örneğin, "Bir sonraki toplantım ne zaman?"; "Bütçe tahmininin durumu nedir?" "Bugün haberlerde neler var?") bulmak ve yeniden bulmak için.

Bilgi arama , bilgi davranışı ve bilgi edinme konusundaki geniş bir araştırma grubu, özellikle Web veya geleneksel bir kütüphane gibi kamusal alanlarda bilgi bulma çabalarıyla ilgilidir. Web gibi halka açık bir mağazadan daha önce hiç deneyimlenmemiş yeni bilgiler bulma çabalarında bile güçlü bir kişisel bileşen vardır. Örneğin, bilgi bulma çabaları kişisel olarak oluşturulmuş bir taslak, kendi adresli e-posta hatırlatıcısı veya yapılacaklar listesi tarafından yönlendirilebilir. Ek olarak, bir kişinin PSI içindeki bilgiler, web'de daha hedefli, kişiselleştirilmiş bir aramayı desteklemek için kullanılabilir.

Bir kişinin yararlı bilgi bulma çabaları genellikle tek bir işlemden ziyade bir dizi etkileşimdir. Bir "meyve toplama" bulma modeli altında, bilgiler bir dizi etkileşim yoluyla parça parça toplanır ve bu süre zarfında, bir kişinin ihtiyaç ifadesi, mevcut sorguda yansıtıldığı gibi gelişir. İnsanlar, bulma süreci üzerinde daha büyük bir kontrol ve bağlam duygusunu korumak için gerekli bilgiyi bulmaya yönelik adım adım yaklaşımı tercih edebilir ve daha küçük adımlar, sorgu formülasyonu ile ilişkili bilişsel yükü de azaltabilir. Bazı durumlarda, bilgiye erişmenin "doğrudan" bir yolu yoktur. Örneğin, bir kişinin ihtiyaç duyulan bir Web sitesini hatırlaması yalnızca bir meslektaşı tarafından gönderilen bir e-posta mesajı yoluyla olabilir, yani bir kişi bir Web adresini ve hatta bir Web aramasında kullanılabilecek anahtar kelimeleri bile hatırlamayabilir, ancak kişi bunu hatırlayabilir. Web sitesinden yakın zamanda bir meslektaştan gelen bir e-postada bahsedildi).

İnsanlar, bu bilgi görünüşte kendi kontrolleri altındayken bile bilgiyi (yeniden bulmak yerine) bulabilirler. Örneğin, öğeler PSI'ya "itilebilir" (örneğin gelen kutusu, podcast abonelikleri, indirmeler yoluyla). Bu maddeler sonradan keşfedilirse, yeniden bulma değil bulma eylemiyle olur (çünkü kişinin bilgi için hiçbir hatırası yoktur).

Lansdale, bilginin geri alınmasını, hatırlama ve tanıma eylemleri arasındaki etkileşimi içeren iki aşamalı bir süreç olarak nitelendirdi . Geri çağırma ve tanıma adımları, istenen bilgiyi bulma çabalarını aşamalı olarak daraltmak için yinelenebilir. Bu etkileşim, örneğin, insanlar bir klasör hiyerarşisinde istenen bir dosyaya veya e-posta mesajına geçtiğinde veya bir web sitesinde istenen bir sayfaya gittiğinde gerçekleşir.

Ancak yeniden bulma, önce başka bir adımla başlar: İlk etapta bakmayı unutmayın . İnsanlar Web yer imleri oluşturmak veya belgeleri dosyalamak için zahmete girebilir ve daha sonra bu bilgileri unutabilir, böylece en kötü durumda, orijinal çaba boşa harcanır.

Ayrıca bulma/yeniden bulma, çoğu zaman sadece tek bir bilgi öğesini değil, bir dizi bilgiyi bir araya getirmek anlamına gelir. Kişinin bulma dizisini birkaç kez tekrarlaması gerekebilir . Araç desteğindeki bir zorluk, insanlara bilgi öğelerini gruplamanın veya birbiriyle ilişkilendirmenin yollarını sağlamaktır, böylece bir görevi tamamlamak için gereken eksiksiz bir bilgi setini alma şansları artar.

Yıllar boyunca, PIM çalışmaları, insanların kişisel bilgilere, özellikle de kişisel dijital dosyalarda tutulan bilgilere, arama yerine gezinerek dönmeyi tercih ettiğini belirledi.

Kişisel bilgilerin aranmasına yönelik destek, özellikle arama hızını artırmak için tam metin indekslemenin sağlanmasında yıllar içinde önemli ölçüde iyileşmiştir. Bu iyileştirmelerle, tercih, e-posta mesajlarını bulmak için birincil araç olarak aramaya kayıyor olabilir (örneğin, görünmeyen mesajlar için konu veya gönderen üzerinde arama).

Bununla birlikte, arama desteğinde devam eden iyileştirmelere rağmen, kişisel dosyaları yeniden bulmanın birincil yolu olarak gezinme tercihi devam etmektedir (örneğin, kademeli klasör geçişi; istenen dosya için bir klasör içindeki dosyaların listesini tarama). Dosyalara dönmenin birincil yolu olarak gezinmeye yönelik kalıcı tercihin nörolojik bir temeli olabilir, yani dosyalara gezinme, insanların fiziksel dünyada gezinmek için kullandıklarına benzer zihinsel olanakları kullanıyor gibi görünmektedir.

Gezinme tercihi , psikolojik araştırmalarda tekrar tekrar gözlemlenen, tercih edilen geri dönüş yönteminin ilk maruz kalma ile aynı hizada olduğu bir öncelik etkisi ile de uyumludur. İlk izlenim hipotezi altında , bir kişinin bir dosyayla ilgili ilk deneyimi, dosyanın bir klasöre yerleştirilmesini içeriyorsa, burada klasörün kendisine bir klasörler hiyerarşisinde gezinerek ulaşılırsa, kişi benzer bir yöntemi - gezinmeyi - geri dönmek için tercih edecektir. dosya daha sonra.

Bağlam içi oluşturmayı keşfetmek için bazı prototipleme çabaları olmuştur, örneğin kişinin üzerinde çalıştığı bir proje bağlamında, yalnızca dosyalardan değil, aynı zamanda web referansları ve e-posta gibi diğer bilgi biçimlerinden de oluşturma. Prototip oluşturma çabaları ayrıca, örneğin, insanların bir dosyaya geri dönerken izlemeleri daha olası olan yolları vurgulayarak veya izlemeyi başka şekilde kolaylaştırarak, gezinme desteğini iyileştirmenin yollarını araştırdı.

tutmak

Günlük hayatın pek çok olayı, olay bulmanın kabaca tersidir: İnsanlar bilgiyle karşılaşırlar ve bu bilgiyle ne yapmaları gerektiğini belirlemeye çalışırlar, yani insanların karşılaştıkları bilgileri mevcut veya öngörülen ihtiyaçlarla eşleştirmesi gerekir. Karşılaşılan bilgilerle ilgili kararlar ve eylemler topluca saklama faaliyetleri olarak adlandırılır.

Tesadüfen karşılaşılan bilgileri etkili bir şekilde ele alma yeteneği, bir kişinin yeni materyal keşfetme ve yeni bağlantılar kurma yeteneği için esastır. İnsanlar ayrıca aktif olarak aradıkları ancak şu anda işlemek için zamanları olmayan bilgileri de saklarlar. Örneğin, web'de bir arama, genellikle mevcut oturumda tüketilebilecek olandan çok daha fazla bilgi üretir. Hem bu bilgileri daha sonra kullanmak üzere saklama kararı hem de bunun için atılacak adımlar, saklama faaliyetleridir.

Tutma faaliyetleri ayrıca, insanlar mevcut bir görev sırasında kesintiye uğradığında ve işin daha sonra hızla devam edebilmesi için mevcut durumu korumanın yollarını aradığında tetiklenir. İnsanlar bir takvime hatırlatıcılar girerek randevularını tutar ve gevşek bir kağıda birkaç şifreli satır yazarak iyi fikirleri veya "bakkaldan alınacak şeyleri" tutar. İnsanlar yalnızca bilgiye daha sonra sahip olduklarından emin olmak için değil, aynı zamanda bu bilgileri aramak ve kullanmak için hatırlatıcılar oluşturmak için de tutar. Bilgileri daha sonra kullanmayı hatırlayamamak, bir tür olası bellek hatasıdır. Böyle bir hatadan kaçınmak için, insanlar örneğin bir yer imi yapmak yerine veya buna ek olarak bir web sayfası referansını kendi kendine e-posta ile gönderebilir, çünkü referansı olan e-posta mesajı gelen kutusunda daha muhtemel olduğu yerde görünür. dikkat çekmek ve kullanmaktır.

Tutma kararı, iki tür hataya tabi olan bir sinyal algılama görevi olarak karakterize edilebilir: 1) daha sonra ihtiyaç duyulan ve tutulması gereken bilgiler göz ardı edildiğinde (örneğin, şimdi ihtiyaç duyulan hayırsever bağışların kanıtı) yanlış bir reddetme ("kayıp") vergi beyannamesi vermek için) ve 2) yararlı olarak saklanan bilgilerin (yanlış bir şekilde "sinyal" olarak değerlendirildiği) daha sonra kullanılmadığı ortaya çıktığında yanlış bir pozitif. Saklanan ve asla kullanılmayan bilgiler, yalnızca bir kişinin hayatındaki - dijital ve fiziksel - karmaşaya katkıda bulunur.

Tutmak zor ve hataya açık bir çaba olabilir. Dosyalama, yani kağıt belgeler, dijital belgeler ve e-postalar gibi bilgi öğelerini klasörlere yerleştirmek özellikle böyle olabilir. Bilgiyi dosyalamaktan kaçınmak veya geciktirmek için (örneğin, bilginin nerede kullanılabileceğine dair daha fazla şey bilinene kadar), insanlar bunun yerine bilgiyi "yığınlara" koymayı tercih edebilirler. (Fiziksel yığınlamanın dijital karşılıkları, e-posta gelen kutusuna bilgi bırakmak veya dijital belgeleri ve web bağlantılarını "daha sonra bakılacak şeyler" gibi bir tutma klasörüne yerleştirmeyi içerir.) Ancak, fiziksel veya sanal bir yığın halinde tutulan bilgiler kolayca unutulur. yığın, dağınık bir arka plana dönüşüyor ve araştırmalar, tipik bir kişinin yalnızca konuma göre farklı yığınları takip etme yeteneğinin sınırlı olduğunu gösteriyor.

Etiketleme, bilgi öğelerini klasörlere dosyalamaya başka bir alternatif sağlar. Katı bir klasör hiyerarşisi, bir kişinin zihninde bir bilgi öğesi birkaç farklı kategoriye sığabilse bile, bilgilerin esnek bir şekilde sınıflandırılmasına kolayca izin vermez. Yıllar içinde PIM için etiketle ilgili bir dizi prototip geliştirilmiştir. Ticari sistemlerde, özellikle Gmail'de ("etiketler" olarak) bir etiketleme yaklaşımı izlenmiştir, ancak etiketlerin şimdiye kadarki başarısı karışıktır. Bergman et al. kullanıcılara, klasörleri veya etiketleri kullanma seçenekleri sağlandığında, klasörleri etiketlere tercih ettiklerini ve hatta etiketleri kullanırken bile, genellikle bilgi öğesi başına tek bir etiketten fazlasını eklemekten kaçındıklarını tespit etti. Civan ve diğerleri, hem etiketlemenin hem de klasörlerin kullanımının eleştirel, karşılaştırmalı gözlemine katılanların katılımıyla, örneğin bir kişinin birden fazla etiket kullanmaya karar vermesi gibi daha önce açıkça tartışılmayan etiketlemenin bazı sınırlamalarını ortaya çıkarabildi. , bunu yapmaya devam etmek genellikle önemlidir (aksi takdirde, tutarlı bir şekilde uygulanmayan etiket, eksiksiz bir öğe setini almanın bir yolu olarak etkisiz hale gelir).

Teknolojiler, kişisel zaman ve çaba ile elde tutma maliyetlerini ve hata olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir. Örneğin, bir tabelanın, ilan panosu duyurusunun veya kağıt bir belgenin sayfasının dijital fotoğrafını çekme yeteneği, bilgilerin başka şekilde kopyalanması (veya fotokopisinin çekilmesi) görevini ortadan kaldırabilir.

Bir kişinin gün boyunca bir akıllı telefonu sürekli kullanımı, bir tür otomatik tutma olarak olayların ve özellikle "benim tarafımdan deneyimlenen" bilgilerin (bkz. bir kişinin günlük tutma veya daha önce deneyimlediği bilgilere geri dönme çabalarında kullanmak ("Sanırım e-postayı takside havaalanına giderken okudum..."). Aktivite izleme teknolojisi, bir kişinin günlük aktivite kaydını daha da zenginleştirebilir ve insanların günlük yaşamlarını ve diyetlerinin sağlıklılığını ve aktivitelerini anlamalarını zenginleştirmek için muazzam potansiyel kullanım sağlar.

Kişisel bilgilerin tutulmasını otomatikleştiren teknolojiler, kişisel bilişim ve sayısallaştırılmış kendi kendine hareket, yaşam günlüğü, en uç noktada, bilgilerin 'toplam yakalanması' yerine geçer. İzleme teknolojileri, ciddi mahremiyet sorunlarını gündeme getirir (bkz. " Mahremiyetin ve bilgi akışının yönetimi ") "Toplam yakalama"nın faydası ve hatta pratik erişilebilirliği ile ilgili ek sorular ortaya çıkmaktadır.

Bakım ve organizasyon

Bulma ve özellikle saklama faaliyetleri, örneğin bir belgeyi dosya sisteminde tutma çabaları yeni bir klasörün oluşturulmasını gerektirdiğinde veya bir belgeyi yeniden bulma çabaları, bir belgeyi yeniden bulma ihtiyacını vurguladığında, sürdürme ve düzenleme faaliyetlerine ayrılabilir. örtüşen içerik ve amaç ile iki klasörü birleştirin.

İnsanlar arasındaki farklılıklar, özellikle bilginin korunması ve düzenlenmesine yönelik yaklaşımlarında belirgindir. Malone, kağıt belgelerin "düzgün" ve "dağınık" organizasyonları arasında ayrım yaptı. "Dağınık" insanların ofislerinde daha fazla yığın vardı ve bilgileri dosyalamak için "düzenli" insanlardan daha az çaba harcadıkları görülüyordu. İnsanların dijital belgeleri, e-postaları ve web referanslarını düzenleme şekillerinde karşılaştırılabilir farklılıklar gözlemlendi.

Örneğin, daha ayrıntılı klasör yapılarına sahip kişiler, bilgileri daha sık ve daha erken dosyalama eğiliminde olacak şekilde, düzenleme faaliyetleriyle ilişkili tutma faaliyetleri. Ancak, insanlar organize etmek için çaba harcadıkları bilgi formlarında seçici olabilirler. Örneğin bir araştırmaya katılan öğretmenler, kağıt belgelerin düzenlenmesi ve bakımı için düzenli "ilkbahar temizliği" alışkanlıklarına sahip olduklarını, ancak dijital bilgi için karşılaştırılabilir alışkanlıkları olmadığını bildirdi.

Kuruluşun faaliyetleri (örneğin, klasörler oluşturma ve adlandırma), gereksiz klasörleri birleştirmek, artık aktif olarak kullanılmayan bilgileri arşivlemek ve bilgilerin düzgün bir şekilde yedeklenmesini ve başka bir şekilde güvence altına alınmasını sağlamak gibi bakım faaliyetlerine girer . (Ayrıca "Gizliliği ve bilgi akışını yönetme" bölümüne bakın).

Dijital bilgi için kişilerin klasör organizasyonları üzerine yapılan araştırmalar, bunların daha sonra geri getirilmek üzere dosya organizasyonunun çok ötesine geçen kullanımları olduğunu göstermektedir. Klasörler, kendi başlarına bilgilerdir - örneğin, bir kişinin bir projeye ve bileşenlerine ilişkin gelişen anlayışını temsil eder. Bir klasör hiyerarşisi bazen bir projeyi temsil eden bir ana klasör ve projenin ana bileşenlerini temsil eden alt klasörler (örneğin, bir "düğün" projesi için "düğün resepsiyonu" ve "kilise hizmeti") ile resmi olmayan bir sorun ayrıştırmasını temsil edebilir.

Ancak, insanlar genellikle bilgilerini düzenli tutmakta zorlanırlar ve çoğu zaman güvenilir yedekleme rutinleri yoktur. İnsanlar birçok farklı bilgi formunu (örn. dijital belgeler, e-postalar ve web referansları) sürdürmekte ve organize etmekte zorlanırlar ve bazen farklı bilgi formlarını tek bir organizasyonda birleştirmek için özel çaba sarf ettikleri gözlemlenir.

Giderek artan kişisel dijital bilgi depoları ile insanlar, hazırlıklı olmadıkları dijital küratörlüğün zorluklarıyla karşı karşıya . Aynı zamanda bu mağazalar, sahiplerine doğru eğitim ve araç desteği ile bilgilerini yeni ve faydalı şekillerde kullanma fırsatı sunuyor .

PIM çalışmalarının ampirik gözlemleri, kişisel bilgilerin bakımı, organizasyonu ve daha da ileri giderek iyileştirilmesi için daha iyi destek sağlamak için bilgi araçlarına yönelik prototip oluşturma çabalarını motive eder. Örneğin, GrayArea , kullanıcıların herhangi bir klasörde daha az sıklıkla kullanılan dosyaları bu klasörün listesinin sonundaki gri bir alana taşımasına izin vermek için kullanıcıya özel yaklaşımın indirgeme ilkesini uygular. Bu dosyalara hala erişilebilir, ancak daha az görünürdür ve bu nedenle bir kişinin dikkatini daha az dağıtır.

Planz prototip içine bir in-bağlam oluşturma ve projeyle ilgili dosyalar, e-postalar, web referansları, gayri notlar ve diğer bilgi formlarının entegrasyonunu destekleyen basitleştirilmiş, belge benzeri başlıklar kişisel klasörlere karşılık gelecek şekilde projeyi temsil etmek anlamına arayüzüne alt klasörlere karşılık gelen dosya sistemi ve alt başlıklar (görevler, alt projeler veya diğer proje bileşenleri için). Amaç, insanlar projelerini planlamaya ve tamamlamaya odaklanırken tesadüfen tek ve faydalı bir organizasyonun ortaya çıkmasıdır.

Gizliliği ve bilgi akışını yönetme

İnsanlar, PSI'larına hangi bilgilerin "aktığına" karar verirken, sürekli bir değiş tokuş değerlendirmesiyle karşı karşıya kalırlar. Her etkileşim, gizlilik ve güvenlik açısından bir dereceye kadar risk oluşturur. Bilgileri yanlış alıcılara vermek kimlik hırsızlığına yol açabilir . Yanlış türde bilgilerin girilmesi, bir kişinin cihazlarının "virüs bulaştığı" ve kişinin verilerinin bozulduğu veya fidye için "kilitlendiği" anlamına gelebilir . Bazı tahminlere göre, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki bilgisayarların %30'u veya daha fazlası virüslü. Bununla birlikte, gelen ve giden bilgi alışverişi, modern dünyada yaşamanın önemli bir parçasıdır. İnternet üzerinden mal ve hizmet siparişi vermek için kişilerin kredi kartı bilgilerini "vermeye" hazır olmaları gerekir. Potansiyel olarak yararlı, yeni bir bilgi aracını denemek için, insanların web tarayıcısında veya masaüstünde istenmeyen değişiklikler yapma potansiyeline sahip bir indirmeye "izin vermesi" gerekebilir. Bir PSI'ye giren ve çıkan bilgiler üzerinde yeterli kontrolün sağlanması büyük bir zorluktur. Daha da zorlayıcı olan kullanıcı arayüzü, özellikle İnternet gizliliği ile ilgili çeşitli gizlilik seçimlerinin sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktır , örneğin, Facebook gibi sosyal medya hizmetlerinin kullanımı için "Kaydol" düğmesine tıklamanın kişisel bilgi gizliliği etkileri nelerdir.

Ölçme ve değerlendirme

İnsanlar, "Tüm bu bilgileri gerçekten saklamam gerekiyor mu?"; "Bu araç (uygulama, uygulama, cihaz) kullanımının zahmetine (zaman, hayal kırıklığı) değer mi?" ve belki de en ısrarcı, "Gün nereye gitti? Zaman nereye gitti? Ne başardım?". Bu son sorular genellikle, belki de iş gününün sonunda işten eve giderken, yansımada dile getirilebilir. Ancak cevapların hatırlama ve yansıtmadan daha fazlasına dayanmasını beklemek için artan bir neden var. Giderek artan bir şekilde, bir kişinin günü boyunca otomatik olarak yakalanan veriler ve kişinin çeşitli bilgi formlarıyla (dosyalar, e-postalar, metinler, resimler, vb.) çalışmak için çeşitli bilgi araçlarıyla etkileşimleri, bir kişinin değerlendirmelerinde yer alabilir. PIM uygulaması ve iyileştirmenin olası yollarının belirlenmesi.

Bilgiyi anlamlandırma ve kullanma

Bilgiyi anlamlandırma çabaları, kişisel bilgi ve bilgi ile ihtiyaç arasındaki eşleme üzerinde çalışan başka bir meta-seviye aktivite grubunu temsil eder. İnsanlar, daha sonra ne yapacaklarına karar vermek için genellikle daha geniş bir bilgi koleksiyonunu bir araya getirmeli ve analiz etmelidir. "Hangi iş başvurusu bizim için daha iyi olabilir?", "Hangi emeklilik planını seçmeliyiz?", "Seyahatimiz için ne almalıyız?". Bunlar ve diğer birçok karar genellikle tek bir bilgi öğesine değil, belgeler, e-postalar (örneğin, arkadaşlardan ve meslektaşlardan gelen tavsiyeler veya izlenimler ile), web referansları vb. gibi bilgi öğelerinin bir koleksiyonuna dayanır. Bilgiyi anlamlandırmak "meta"dır. " sadece bilgi toplamaya daha geniş odaklanması için değil, aynı zamanda birincil amaç görünüşte başka bir şey olsa bile çoğu PIM faaliyetine nüfuz ettiği için. Örneğin, insanlar görünüşte daha sonra alınmasını sağlamak için bilgileri klasörler halinde düzenlerken, insanlar da bu bilgiyi anlamlandırıyor ve daha derin bir anlayışa ulaşıyor olabilir.

Kişilik, ruh hali ve duygu

Kişilik ve ruh hali , bir kişinin PIM uygulamasını etkileyebilir ve buna karşılık, bir kişinin duyguları, kişinin PIM uygulamasından etkilenebilir.

Özellikle, kişilik özelliklerinin (örneğin, "vicdanlılık" veya "nevrotiklik"), belirli durumlarda, bir kişinin bilgileri kişisel dosyalama sistemi gibi kişisel bir arşivde tutma ve düzenleme derecesi ile ilişkili olduğu gösterilmiştir. Bununla birlikte, yakın tarihli bir başka çalışma, kişilik özelliklerinin kişisel dosyalama sistemlerinin herhangi bir yönü ile ilişkili olmadığını bulmuştur; bu, PIM uygulamalarının kişilikten daha az, kullanılan işletim sistemi (örneğin, Mac OS veya Windows) gibi dış faktörlerden etkilendiğini düşündürmektedir. çok daha öngörülü olun.

PIM uygulamaları ile daha kalıcı kişilik özellikleri arasındaki korelasyonun yanı sıra, bir kişinin (daha değişken) ruh halinin PIM faaliyetlerini etkilediğini gösteren kanıtlar vardır, bu nedenle örneğin olumsuz ruh halleri yaşayan bir kişi kişisel bilgileri düzenlerken daha fazla klasörlerin ortalama olarak daha az dosya içerdiği daha fazla klasör içeren bir yapı oluşturması muhtemeldir.

Tersine, bir kişinin sakladığı veya rutin olarak karşılaştığı bilgiler (örneğin, sosyal medya aracılığıyla), kişinin ruh halini derinden etkileyebilir. Otomatik, tesadüfi bilgi yakalama potansiyeline yönelik araştırmalar devam etse bile (bakınız bölüm Saklama ), örneğin bir kişinin elden çıkarma ihtiyacını fark etmesi gibi, unutma için olduğu kadar hatırlama için de tasarım yapma ihtiyacı konusunda artan bir farkındalık vardır. romantik bir ayrılığın veya sevilen birinin ölümünün ardından dijital eşyalar.

Başarısız bir ilişkiyle ilişkili bilgilerin neden olduğu olumsuz duyguların ötesinde, insanlar kendi PIM uygulamaları hakkında olumsuz duygular yaşarlar. İnsanların genel olarak, hem olası bilgi kaybı endişeleri hem de bilgilerini yönetme ve düzenleme konusundaki yetenekleri ve etkinlikleri hakkında endişelerini ifade eden kişisel bilgi arşivleriyle ilgili olarak endişe ve memnuniyetsizlik yaşadıkları gösterilmektedir.

Kişisel sağlık bilgilerinin yönetimi

Geleneksel, kişisel sağlık bilgileri, sağlık kurumlarındaki (örn. klinikler, hastaneler, sigorta sağlayıcılar) çeşitli bilgi sistemlerinde, genellikle tıbbi kayıtlar biçiminde bulunur . İnsanlar genellikle farklı uzmanlıklar ve kurumlardaki birden fazla sağlık hizmetinde çeşitli kağıt veya elektronik tıbbi kayıtları yönetmekte ve hatta bu kayıtlarda gezinmekte güçlük çekerler. Kişisel sağlık kayıtları olarak da adlandırılan bu tür kişisel sağlık bilgileri, genellikle insanların (yani hastaların) sağlık bilgilerini bulmak ve bu bilgilere erişmek için ek PIM bulma faaliyetlerine katılmasını ve ardından kendi kullanımları için anlaşılır bir özet oluşturmasını gerektirir.

Aktivite izleyiciler ve sağlıkla ilgili mobil uygulamalar dahil olmak üzere tüketiciye yönelik sağlık ürünlerinin artmasıyla birlikte , insanlar sağlık kurumlarının dışında yeni tür kişisel sağlık verilerine (ör. fiziksel aktivite, kalp atış hızı) erişebilir. PIM davranışı da değişir. Bilgileri saklama çabalarının çoğu otomatiktir. Ancak insanlar, daha sonra, örneğin aktivite izleyici verilerine dayalı olarak gelecekteki fiziksel aktiviteleri planlamak için bilgiyi kullanmada bir anlam ifade etmede zorluk yaşayabilirler. İnsanlar ayrıca, bakım ve düzenleme (örneğin, sağlıkla ilgili farklı mobil uygulamalar arasında verileri senkronize etme) gibi diğer meta düzeydeki etkinliklerle de sıklıkla meşgul olurlar.

PIM çalışması ve araç tasarımı yöntemleri ve metodolojileri

PIM çalışmasının amacı hem tanımlayıcı hem de kuralcıdır. PIM araştırması, insanların şu anda ne yaptığını ve karşılaştıkları sorunları, yani bilgi yönetiminde ve bilgi araçlarının kullanımında anlamaya çalışır. Bu anlayış kendi başına faydalıdır ancak aynı zamanda bir kişinin PIM uygulamasını geliştirmek için tekniklerde, eğitimde ve özellikle araç tasarımında neler yapılabileceğini anlamak için uygulamaya sahip olmalıdır.

PIM'in doğası, çalışmasını zorlaştırmaktadır. Bir kişinin PIM uygulamasının teknikleri ve tercih edilen yöntemleri, bilgi formuna (örneğin, dosyalara karşı e-postalar) ve zamana göre önemli ölçüde değişebilir. İşletim sistemi ve varsayılan dosya yöneticisinin de özellikle dosyaların yönetiminde PIM uygulamalarını etkilediği gösterilmiştir. Bir kişinin pratiğinin de cinsiyet, yaş ve mevcut yaşam koşullarına göre önemli şekillerde değiştiği gözlemlenmiştir. " Dijital bölünmenin " farklı taraflarındaki insanlar arasındaki farklılıkların , PIM uygulamaları üzerinde kesinlikle derin bir etkisi olacaktır. Ve " Kişilik ve ruh hali " bölümünde belirtildiği gibi , kişilik özellikleri ve hatta bir kişinin mevcut ruh hali bile PIM davranışını etkileyebilir.

Araştırma sonuçlarının genelleştirilmesi veya uygun şekilde nitelendirilmesi için, PIM araştırması, en azından toplu olarak, farklı geçmişlere ve ihtiyaçlara sahip, zaman içinde birçok farklı durumda çalıştıkları için, farklı çalışma biçimlerine sahip insanların incelenmesini içermelidir. bilgi ve farklı bilgi yönetimi araçları.

Aynı zamanda, PIM araştırması, en azından ilk keşif aşamalarında, genellikle yerinde (örneğin, bir kişinin işyerinde veya ofisinde veya en azından insanların dizüstü bilgisayarlarına, akıllı telefonlarına ve diğer bilgi yönetimi cihazlarına erişebildiği yerlerde) yapılmalıdır. insanların kendileri için "kişisel" olan bilgileri yönetirken gözlemlenebilecekleri (" Bilgilerin kişisel olduğu duyular " bölümüne bakın ). Keşif yöntemleri hem gözlemci hem de katılımcı açısından zorludur ve katılımcılar için de müdahaleci olabilir. Sonuç olarak, katılımcıların sayısı ve doğası muhtemelen sınırlı olacaktır, yani katılımcılar genellikle aile, arkadaşlar, meslektaşlar veya gözlemci topluluğunun diğer üyeleri olarak gözlemciye "yakın" kişiler olabilir.

Örneğin, rehberli tur katılımcısı istedi edildiği, bir görüşmeyi katılımcının çeşitli bilgiler koleksiyonları (örneğin, dosyalar, e-postalar, web yer imleri, dijital fotoğraf, kağıt belgeleri, vb), kanıtlanmış bir bir "tur" vermek tipik olarak az sayıda ve dar katılımcı örneklemini yansıtan uyarılarla sınırlandırılmış sonuçları olan çok faydalı, ancak pahalı bir çalışma yöntemi.

Rehberli tur yöntemi, keşif çalışmaları için mükemmel olan ancak daha geniş, daha çeşitli insan örneklemleriyle yapılması pahalı ve pratik olmayan birkaç yöntemden biridir. Diğer keşif yöntemleri , örneğin bir katılımcı bir tutma veya bulma görevini tamamlarken toplanan sesli düşünme protokollerinin kullanımını ve katılımcıların PIM eylemlerini ve zaman içindeki deneyimlerini muhtemelen istendiği gibi (örneğin bir bip sesiyle) rapor ettiği deneyim örnekleme yöntemini içerir. veya akıllı telefondaki bir metin).

Zorluk, çalışmalar içinde veya arasında, zaman alıcı (ve genellikle demografik olarak önyargılı) keşifsel gözlem yöntemlerini daha geniş, daha ekonomik erişime sahip diğer yöntemlerle birleştirmektir. Keşif yöntemleri ilginç örüntüler ortaya çıkarır; takip yöntemleri, katılımcıların sayısını ve çeşitliliğini arttırır. Bu yöntemler arasında:

  • Potansiyel olarak geniş ve çeşitli bir kitleye ulaşabilecek anketler .
  • Klasör sayısını, derinliği ve klasör başına ortalama dosya sayısını ölçmek için bir kişisel dosya sistemi için bir PSI'daki koleksiyonlar hakkındaki verilerin otomatik olarak toplanması.
  • Etkinlik izleme teknolojisinin artan kullanımı ve akıllı telefonların neredeyse 24 saat kullanımı, PIM ile ilgili verileri minimum zaman ve sorunla (ancak elbette katılımcı izniyle) toplamak için yeni fırsatlar yaratır.

Fikir birliğine varmak için Delphi tekniğini kullanan başka bir yöntem , temsil edilen PIM uygulamalarının sayısını ve çeşitliliğini dolaylı olarak genişletme aracı olarak PIM araştırmacılarının uzmanlık ve deneyimlerinden yararlanmak için kullanılmıştır.

PIM aracı tasarımının amacı, insanların " yapışkan notlar " ve kağıt tabanlı bilgiler için asılı klasörler dahil olmak üzere bilgileriyle çalışmak için kullandıkları hemen hemen her araç için geçerlidir; uygulamalardan dijital bilgilerin yönetimine yönelik çok çeşitli bilgisayar tabanlı uygulamalara kadar. insanlar gibi her gün kullanılan web tarayıcıları , e-posta uygulamaları ve mesajlaşma uygulamaları için kişisel bilgi yöneticilerine .

PIM araçları tasarımında alternatiflerin değerlendirilmesine yönelik yöntemler ile ilgili olarak, PIM araştırmacıları yine "yerinde" bir zorlukla karşı karşıyadır. Bir kişinin PSI'sının çalışma bağlamında mümkün olduğunca yakın bir alternatif nasıl değerlendirilir? Bir "bırakın" yaklaşımı, değerlendirilmekte olan araç ile bir katılımcının PSI'sı arasında arabirimler sağlar, böylece araç bir katılımcının diğer araçlarıyla ve katılımcının kişisel bilgileriyle ("test" verileriyle ayrı bir ortamda çalışmak yerine) çalışabilir. ). Dropbox ve diğer dosya barındırma hizmetleri bu yaklaşımı örneklemektedir: Kullanıcılar , ek avantajlar için kullanıcıların dosya ve klasörlerini bir Web mağazası ile sorunsuz bir şekilde senkronize etmek için yüklü bir uygulama çalışsa bile , dosya yöneticisi aracılığıyla bilgisayarlarında yerel olarak dosya ve klasörleriyle çalışmaya devam edebilirler. bir yedekleme ve bu bilgileri diğer cihazlarla senkronize etme ve bu bilgileri diğer kullanıcılarla paylaşma seçenekleri.

Bir yöntemden ziyade bir araç tasarımı metodolojisi olarak daha iyi tanımlanabilecek şey olarak, Bergman, kullanıcı-öznel bir yaklaşımın uygulanmasında iyi bir başarı bildirmektedir . Kullanıcı-öznel yaklaşım, üç tasarım ilkesini ilerletir. Özetle, tasarım aşağıdakilere izin vermelidir: 1) biçimleri (veya biçimleri) ne olursa olsun projeyle ilgili tüm öğeler birlikte organize edilmelidir (sübjektif proje sınıflandırma ilkesi); 2) bilginin önemi (kullanıcı için) görsel olarak belirginliğini ve erişilebilirliğini belirlemelidir (öznel önem ilkesi); ve 3) bilgi, kullanıcı tarafından daha önce kullanıldığı bağlamda (öznel bağlam ilkesi) alınmalı ve kullanılmalıdır. Yaklaşım, yalnızca mevcut sistemlerin değerlendirilmesine ve iyileştirilmesine değil, aynı zamanda yeni uygulamaların yaratılmasına da hizmet eden tasarım ilkeleri önerebilir. Örneğin, indirgeme ilkesine göre, daha düşük öznel öneme sahip bilgi öğeleri, kullanıcının dikkatini dağıtmamak ve ihtiyaç duyulduğunda orijinal bağlamlarında tutulmaları için indirgenmelidir (yani daha az görünür hale getirilerek). İlke, birkaç ilginç prototipin yaratılmasında uygulandı.

Son olarak, basit bir "kontrol listesi" araç tasarımı metodolojisi", önerilen bir araç tasarımının, bilginin kişisel olabileceği altı duyunun her birine ilişkin bir değerlendirmesinden kaynaklanmaktadır (" Bilginin kişisel olduğu duyular " bölümüne bakınız ) ve PIM'in altı faaliyetinin her biri (bulma, saklama ve dört meta-seviye faaliyet, " PIM'in Faaliyetleri " bölümüne bakınız .) Bir tür kişisel bilgi veya bir PIM etkinliği açısından iyi olan bir araç, kötü olabilir. Örneğin, potansiyel olarak "benimle ilgili" (bilginin kişisel olduğu "6. his") bilgi sağlamayı vaat eden yeni bir akıllı telefon uygulaması, bunu yalnızca "yönlendirilen" bilgide dikkat dağıtıcı bir artış pahasına yapabilir. "bana" ve "benim hakkımda" çok fazla kişisel bilgiyi kişinin kontrolünde olmayan bir yerde tutarak.

İlgili faaliyetler ve alanlar

PIM, bilişsel psikoloji , bilişsel bilim , insan-bilgisayar etkileşimi (HCI), insan bilgi etkileşimi (HII), kütüphane ve bilgi bilimi (LIS), yapay zeka (AI), bilgi alma , bilgi davranışı gibi birçok disiplin için pratik bir buluşma alanıdır. , bilgi yönetimi ve bilgi bilimi .

Bilişsel psikoloji ve bilişsel bilim

Bilişsel psikoloji , insanların nasıl öğrendiğini ve hatırladığını, problem çözdüğünü ve karar verdiğini incelerken, zorunlu olarak insanların mevcut bilgileri nasıl akıllıca kullandığını da içerir. İlgili bilişsel bilim alanı, bu soruları akıllı davranışın incelenmesi ve simülasyonuna daha geniş bir şekilde uygulama çabalarında da PIM ile ilgilidir. (Bilişsel bilim, sırayla, yapay zeka alanıyla önemli ölçüde örtüşür ).

Bilişsel bilim ve PIM arasında karşılıklı olarak yararlı bir etkileşim için büyük bir potansiyel vardır. PIM ile açıkça ilgili olan bilişsel bilimin alt alanları, problem çözme ve karar vermeyi içerir . Örneğin, "düğümü planla" gibi büyük bir proje için bilgileri tutmak için oluşturulan klasörler bazen bir sorun ayrıştırma işlemine benzeyebilir . Başka bir örnek vermek gerekirse, sinyal algılama görevi uzun süredir insan davranışını çerçevelemek ve açıklamak için kullanılmaktadır ve son zamanlarda hangi bilgilerin nasıl tutulacağına ilişkin seçimlerimizi analiz etmek için bir temel olarak kullanılmaktadır - PIM'in önemli bir faaliyeti. Benzer şekilde, sınıflandırma ve kavram oluşturmanın psikolojik çalışması ile insanların bilgilerini tanımlamak ve düzenlemek için etiketleri ve klasörleri nasıl kullandıklarına dair PIM çalışması arasında bir etkileşim vardır .

Artık bir belgenin büyük bölümleri , orijinal yazının bir ürünü değil , "kopyala-yapıştır" işlemlerinin (önceki yazılarımızdan) ürünü olabilir. Elbette, yeniden kullanım için yapıştırılan metin parçalarının yönetimi bir PIM etkinliğidir ve bu, birkaç ilginç soruyu gündeme getirir. Ne zaman yeniden kullanacağımıza ve ne zaman sıfırdan yazacağımıza nasıl karar vereceğiz? Bazen daha önce yazdığımız bir paragrafı kovalamak için aynı düşünceleri ifade eden yeni bir paragraf yazmaktan daha fazla zaman harcayabiliriz. Bunun ötesinde, daha önce yazılmış materyallerin artan (ve giderek daha erişilebilir olan) arzına güvenmenin hangi noktada yaratıcılığımızı etkilemeye başladığını merak edebiliriz.

İnsanlar PIM yaparken, diğer insanları, mevcut teknolojiyi ve çoğu zaman kurumsal bir ortamı içeren bir dış ortamda çalışırlar. Bu, konumlanmış biliş , dağıtılmış biliş ve sosyal bilişin hepsinin PIM çalışmasıyla ilgili olduğu anlamına gelir .

İnsan-bilgisayar ve insan-bilgi etkileşimi

PIM çalışması aynı zamanda insan-bilgisayar etkileşimi (HCI) alanıyla da ilgilidir. Yıllar içinde PIM hakkında daha etkili olan makalelerden bazıları HCI dergilerinde ve konferans tutanaklarında yayınlanmıştır. Ancak, PIM'deki "I" bilgi amaçlıdır – çeşitli formlarda, kağıt tabanlı ve dijital (örn. kitaplar, dijital belgeler, e-postalar ve hatta mutfaktaki bir buzdolabının üzerindeki harf mıknatısları). HCI'deki "I", "C" - bilgisayarlarla ilgili olduğu için "etkileşim" anlamına gelir. (HCI'nin bilgisayarlardan çok bilgiye odaklanması gerektiği yönünde bir argüman ileri sürülmüştür.

Grup bilgi yönetimi

Grup bilgi yönetimi (GIM, genellikle yumuşak "G" ile telaffuz edilir) PIM bağlamında başka bir yerde yazılmıştır. GIM çalışması, bilgisayar destekli işbirlikçi çalışma (CSCW) çalışmasıyla açık bir şekilde ilişkilidir . PIM, HCI için ne ise, GIM de CSCW için odur. PIM endişeleri, HCI endişeleri ile büyük ölçüde örtüşmekte, ancak bunlar tarafından tamamen kapsanmamakta (veya tam tersi), GIM endişeleri, CSCW'nin endişeleri ile örtüşmekte ancak bu endişeler tarafından kapsanmamaktadır. GIM faaliyetlerini destekleyen bilgiler, bilgisayar içermeyen kağıt takvimler ve ilan tahtaları gibi dijital olmayan formlarda olabilir.

Grup ve sosyal konular sıklıkla bir kişinin PIM stratejisine girer. Örneğin, bir hanenin bir üyesi, hanedeki herkes için tıbbi bilgileri (örneğin, atış kayıtları) yönetmeyi kabul edebilirken, hanenin bir başka üyesi hane için finansal bilgileri yönetmeyi kabul edebilir. Ancak, işbirliğine dayalı organizasyon ve bilgi paylaşımı genellikle zordur çünkü örneğin, bir grupta birlikte çalışan insanlar bilgiyi en iyi nasıl organize edeceklerine dair birçok farklı bakış açısına sahip olabilirler.

Daha büyük organizasyonel ortamlarda, organizasyonun GIM hedefleri, organizasyon içinde çalışan bireylerin PIM hedefleriyle çatışabilir ve burada farklı bireylerin amaçları da çatışabilir. Örneğin bireyler, grup (kuruluş) güvenliğini ihlal etse bile kolaylık sağlamak için güvenli belgelerin kopyalarını özel dizüstü bilgisayarlarında tutabilirler. Klasörlerin ortak kullanımını destekleyen web hizmetlerinin kullanımındaki gerçek veya algılanan dezavantajlar göz önüne alındığında, bir grupta çalışan kişiler bunun yerine e-posta eklerinin kullanımı yoluyla bilgi paylaşmayı tercih edebilirler.

Veri, bilgi ve bilgi yönetimi

Veri yönetimine ilişkin endişeler, özellikle kişisel bilgilerin dijital biçimde güvenli, emniyetli ve uzun süreli korunmasıyla ilgili olarak PIM ile ilgilidir. Kuruluşlarda bilgi yönetimi ve bilgi yönetimi çalışması aynı zamanda PIM çalışmasıyla da ilgilidir ve ilk olarak kurumsal düzeyde görülen sorunlar genellikle PIM alanına geçer.

Kişisel (organizasyonel) düzeyde bilgi yönetimine ilişkin endişeler, kişisel bilgi yönetimi (PKM) alanı için tartışmalara yol açmıştır . Bununla birlikte, bilgi doğrudan yönetilecek bir "şey" değil, daha ziyade dolaylı olarak, örneğin Web sayfaları, e-postalar ve kağıt belgeler gibi bilgi öğeleri aracılığıyla yönetilecek bir "şey"dir. PKM, en iyi, kendi kendini yöneten bilgi ortaya çıkarma çabaları ("Ne biliyorum? Ne öğrendim?") ve bilgi aşılama ("nasıl öğrendim?") gibi göz ardı edilebilecek önemli konulara özel olarak odaklanan PIM'in yararlı bir alt kümesi olarak kabul edilir. bilmek istediğim şeyi öğrenmek daha mı iyi?")

Zaman ve görev yönetimi

Kişisel düzeyde hem zaman yönetimi hem de görev yönetimi , yapılacaklar listeleri, takvimler, zaman çizelgeleri ve e-posta alışverişi gibi bilgi araçlarını ve harici bilgi biçimlerini yoğun şekilde kullanır. Bunlar, yönetilmesi gereken başka bir bilgi biçimidir. Yıllar boyunca, özellikle e-posta, görev yönetimini desteklemek için geçici bir şekilde kullanılmıştır.

Kişisel ağ yönetimi

Bir kişinin aldığı yararlı bilgilerin çoğu, çoğu zaman istenmeden, kişinin aile, arkadaşlar ve iş arkadaşları ağı aracılığıyla gelir. İnsanlar karşılık verir ve bir kişinin başkalarına gönderdiği bilgilerin çoğu, ilişkiler kurma ve başkalarının davranışlarını etkileme girişimini yansıtır. Bu nedenle, kişisel ağ yönetimi (PNM), PIM'in çok önemli bir yönüdür ve sosyal ve profesyonel faydalar için diğer insanlarla olan bağlantıları ve bağlantıları yönetme uygulaması olarak anlaşılabilir.

Ayrıca bakınız

Referanslar

daha fazla okuma

PIM İncelemeleri

PIM'deki kitaplar

Dış bağlantılar

Seçilmiş PIM atölyeleri

Diğer kaynaklar