Belge otomasyonu - Document automation

Belge otomasyonu ( belge derlemesi veya belge yönetimi olarak da bilinir ), elektronik belgelerin oluşturulmasına yardımcı olan sistemlerin ve iş akışlarının tasarımıdır . Bunlar, yeni bir belge oluşturmak için önceden var olan metin ve/veya veri parçalarını kullanan mantık tabanlı sistemleri içerir. Bu süreç, belirli endüstrilerde yasal belgeleri, sözleşmeleri ve mektupları bir araya getirmek için giderek daha fazla kullanılmaktadır. Belge otomasyon sistemleri, tüm koşullu metinleri, değişken metinleri ve bir dizi belgede bulunan verileri otomatikleştirmek için de kullanılabilir.

Otomasyon sistemleri, şirketlerin veri girişini en aza indirmesine, düzeltme okuması için harcanan zamanı azaltmasına ve insan hatasıyla ilişkili riskleri azaltmasına olanak tanır . Ek avantajlar şunları içerir: azaltılmış kağıt kullanımı, belge yükleme, depolama, dağıtım, posta/nakliye, faks, telefon, işçilik ve atık nedeniyle zaman ve mali tasarruf.

Belge montajı

Temel işlevler, tekrarlayan belgelerin hantal manuel olarak doldurulmasını, kullanıcının yazılıma dayalı görüşme sorularını veya veri giriş ekranını yanıtladığı şablon tabanlı sistemlerle değiştirmektir. Toplanan bilgiler daha sonra iyi bir ilk taslağı oluşturmak için belgeyi doldurur. Günümüzün daha gelişmiş belge otomasyon sistemleri, kullanıcıların programlamaya ihtiyaç duymadan kendi verilerini ve kurallarını (mantıklarını) oluşturmalarına olanak tanır.

Belge otomasyon yazılımı öncelikle hukuk , finansal hizmetler ve risk yönetimi sektörlerinde kullanılırken, işleme dayalı belgeler oluşturan her sektörde kullanılabilir. Belge otomasyon yazılımının nasıl kullanılabileceğine iyi bir örnek, ticari ipotek belgeleridir. Tipik bir ticari ipotek işlemi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli belgeler içerebilir:

Bu belgelerden bazıları, yüzlerce isteğe bağlı paragraf ve veri öğesiyle birlikte 80 ila 100 sayfa içerebilir. Belge otomasyon yazılımı, işlem verilerine göre doğru belge değişkenlerini otomatik olarak doldurma yeteneğine sahiptir. Ayrıca, bazı belge otomasyon yazılımları, ilgili tüm belgelerin tek bir dosyada toplandığı, güncellemeleri ve işbirliğini kolay ve hızlı hale getiren bir belge paketi oluşturma yeteneğine sahiptir.

Öğrenmesi daha kolay olan daha basit yazılım uygulamaları, gereksiz karmaşıklık olmadan belgelerin hazırlanmasını otomatikleştirmek için de kullanılabilir. Örneğin, Pathagoras kendisini 'düz metin, alana izin verilmeyen' belge derleme sistemi olarak tutar. Pano yöneticileri, kullanıcının sık kullanılan metin parçalarını kaydetmesine, bunları mantıksal gruplar halinde düzenlemesine ve ardından nihai belgelere yapıştırmak için bunlara hızla erişmesine olanak tanır.

Tedarik zinciri yönetiminde

Lojistikte kullanılan birçok belge vardır . Bunlara şunlar denir: faturalar , paketleme listeleri /fişler/yapraklar (manifestler), içerik listeleri, çekme biletleri, varış bildirim formları / birçok türde raporlar (örneğin MSDS , hasarlı mallar, iade edilen mallar, detaylı/özet vb.), ithalat / ihracat , teslimat , konşimento (BOL), vb. Bu belgeler genellikle alıcı ve gönderici arasındaki sözleşmelerdir , bu nedenle hem taraflar hem de üçüncü taraf lojistik şirketi (3PL) ve hükümetler gibi herhangi bir aracı için çok önemlidir . Lojistik , tedarik zinciri yönetimi ve dağıtım merkezlerindeki belge işleme , genellikle manuel işçilikle veya barkod tarayıcılar , yazılımlar ve masaüstü lazer yazıcılar kullanılarak yarı otomatik olarak gerçekleştirilir . Lazerle yazdırılan belgeyi siparişle otomatik olarak karşılaştıran ve nakliye konteynerine kapalı bir cüzdan /kese (genellikle esnek bir çoklu torba veya oluklu mukavva /sert kap) yerleştiren veya otomatik olarak uygulayan bazı yüksek hızlı belge otomasyon sistemleri üreticileri vardır . Bu belge otomasyon sistemlerini gösteren harici web sitesi video bağlantıları için aşağıya bakın. Gizliliğin Korunması ve Kimlik Hırsızlığı , özellikle e-Ticaret , İnternet / Online alışveriş ve Alışveriş kanalının (diğer, geçmiş referanslar katalog ve posta siparişi alışverişidir) artmasıyla birlikte , doğru belgenin garanti edilmesini her zamankinden daha önemli hale getiren önemli endişelerdir. her seferinde doğru sipariş veya sevkiyatla evli veya ilişkili. Belge üreten yazılımlar şunlardır: ERP , WMS , TMS , eski ara katman yazılımı ve çoğu muhasebe paketi.

Bir dizi araştırma projesi , nakliye endüstrisinde belgelerin daha geniş standardizasyonunu ve otomasyonunu araştırdı .

Hukuk hizmetlerinde

Otomasyon teknolojisi, potansiyel olarak çevrimiçi bir arayüz veya karar ağacı kullanılarak iş sözleşmeleri ve emlak planlama belgeleri gibi yasal belgelerin üretiminde kullanılabilir. Büyük hukuk firmalarında, belge derleme sistemleri, genellikle, örneğin karmaşık terim tablolarının oluşturulması ve kredi sözleşmelerinin ilk taslaklarının oluşturulması yoluyla olduğu gibi, işi sistemleştirmek için kullanılır.

2007 tarihli Hukuk Hizmetleri Yasası'nın öncülük ettiği Birleşik Krallık hukuk hizmetleri pazarının liberalleşmesiyle birlikte, büyük kurumlar hizmetlerini müşterileri için hukuki yardımı içerecek şekilde genişletti. Bu şirketlerin çoğu, Web üzerinden yasal belge hizmetleri sağlamak için belge otomasyon teknolojisinin bazı unsurlarını kullanır. Bu, belge otomasyonu gibi teknolojilerin yüksek hacimli, düşük marjlı yasal hizmetlerin 'paketlenmesi' ve kitlesel bir pazar izleyicisine sunulmasıyla sonuçlanan metalaştırmaya yönelik bir eğilimin habercisi olarak görülüyor.

sigortada

Sigorta poliçeleri ve sertifikaları, türüne bağlı olarak, yüzlerce sayfa uzunluğunda olabilir ve sigortalıya özel bilgiler içerebilir. Tipik olarak, geçmişte, bu sigorta belgesi paketleri, a) serbest biçimli harflerin yazılması, b) önceden basılmış broşürlerin eklenmesi, c) şablonların düzenlenmesi ve d) grafiklerin gerekli bilgilerle özelleştirilmesi, ardından tüm bilgilerin manuel olarak sıralanması ve eklenmesiyle oluşturulmuştur. evrakları tek paket halinde sigortalıya postalamak. Bir pakette bulunan çeşitli belgeler, aşağıdaki belge türlerini içerebilir:

  • hoş geldiniz mektubu
  • Sözleşme
  • sertifika
  • Devlete özel politika belgeleri
  • Sigortalı kalemlerin ve sigorta tutarlarının listelenmesi
  • Değişiklikler
  • biniciler
  • kimlik kartı
  • Şirket Bilgisi
  • Pazarlama materyali (diğer ürünler)
  • Veri

Bir paketi bir araya getirmek için çok iş yapılabilir. Çoğu ilke yönetim sisteminde, sistem bir başlangıç ​​noktası olarak bir tür ilke beyanı oluşturacaktır, ancak özelleştirilmesi ve diğer gerekli malzemelerle geliştirilmesi gerekebilir.

Ayrıca bakınız

Referanslar