Program yönetimi - Program management

"Program yöneticisi" buraya yönlendirir. Microsoft Windows uygulaması için, bkz. Program Yöneticisi .

Program yönetimi veya program yönetimi , genellikle bir kuruluşun performansını iyileştirme niyetiyle, ilgili birkaç projeyi yönetme sürecidir . Uygulamada ve amaçlarında, program yönetimi genellikle sistem mühendisliği , endüstri mühendisliği , değişim yönetimi ve iş dönüşümü ile yakından ilgilidir . Savunma sektöründe, çok büyük projelerin yönetilmesinde baskın yaklaşımdır. Büyük savunma programları müteahhitlerle çalışmayı gerektirdiğinden, devlet alıcısının mal ve hizmetleri müteahhitler aracılığıyla edindiğini belirten genellikle satın alma yönetimi olarak adlandırılır.

Program yöneticisi, bir programdaki projelerin amacını ve durumunu denetler ve bu gözetimi proje düzeyinde veya proje düzeyinde ulaşılamayan bir karar verme kapasitesi sağlayarak program hedeflerine ulaşıldığından emin olmak için proje düzeyindeki etkinliği desteklemek için kullanabilir. proje yöneticisine gerektiğinde bir program perspektifi sağlamak veya program etkileri olan proje sorunlarının çözümüne yönelik fikirler ve yaklaşımlar için bir ses tahtası olarak. Program yöneticisi, büyük ve/veya karmaşık projelerde belirli bir rol gerekmesine rağmen, proje yöneticilerinden bu tür bilgileri aktif olarak arayarak bu kavrayışı sağlamak için iyi bir konumda olabilir. Bu içgörü ortaya çıkarsa da, program yöneticisinin genel program hedeflerine ulaşılabilir olduğundan emin olması için buna ihtiyacı vardır.

Genel bakış ve tanım

Birçok program, bir değişim yeteneği sağlamaya odaklanır ve normalde kuruluşun stratejisini veya iş dönüşümünü sağlamak için tasarlanmıştır. Program yönetimi ayrıca projeler arasında kaynakların koordinasyonunu ve önceliklendirilmesini , projeler ile programın genel maliyetleri ve riskleri arasındaki bağlantıları yönetmeyi de vurgular .

Bir kaynağa göre, "Program, faydaları ve kontrolü elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup ilgili projedir. Bunların tek tek yönetilmesiyle mümkün OLMAYAN. Programlar , programdaki ayrı projelerin kapsamı dışındaki ilgili iş unsurlarını içerebilir . .. Bir program içindeki bazı projeler, programın kendisi tamamlanmadan önce kuruluşa yararlı artan faydalar sağlayabilir."

Alternatif bir kaynak (İngiltere Devlet Ticaret Ofisi) aşağıdaki tanımı kullanır: "Bir program, ilgili sonuçları ve faydaları sağlamak için bir dizi ilgili proje ve faaliyetin uygulanmasını koordine etmek, yönlendirmek ve denetlemek için oluşturulan geçici esnek bir organizasyon yapısıdır. bir kuruluşa stratejik hedefler. Bir programın birkaç yıla yayılan bir ömrü olması muhtemeldir. "

Farklı yazımlar alakalıdır, Program ABD'deki yazımdır ve Program İngiltere'deki yazımdır. Farklılıklar yazımdan çok daha büyüktür ve farklı felsefeleri yansıtır. ABD yaklaşımı, iç kontrollere ve karmaşık projelerin teslimine odaklanmıştır ve proje endüstrisinden büyümüştür; İngiltere yaklaşımı, stratejik bir hedefe ulaşmanın tüm yönlerine ulaşılmasına daha fazla odaklanmıştır ve stratejik değişim endüstrisinden büyümüştür. Bu, yaklaşımda içsel farklılıklara yol açar. Her iki yaklaşımın da doğru ya da yanlış olduğuna dair bir öneri yoktur, aslında birçok yönden tamamlayıcıdırlar.

Program yönetimi, proje yönetiminin üzerinde bir katman sağlayabilir ve en iyi proje grubunu seçmeye, hedeflerine göre tanımlamaya ve projelerin başarıyla yürütülebileceği bir ortam sağlamaya odaklanır. Program yöneticileri mikro yönetim yapmamalı, proje yönetimini proje yöneticilerine bırakmalıdır. Ancak program yönetiminin, yönettiği projeler arasında karşılıklı bağımlılıklar, çatışmalar ve kaynak veya bilgi paylaşımı ile ilgilenmesi gerekebilir.

Avrupa'daki kamu sektörü çalışmasında , terim normalde birden fazla değişim projesine atıfta bulunur: ev sahibi kuruluşa fayda sağlamak için tasarlanmış projeler. Örneğin , Birleşik Krallık hükümeti için Devlet Ticaret Ofisi . Devlet Ticaret Ofisi'nin program yönetimi metodolojisine bir alternatif, özel sektör Proje Yönetim Enstitüsü'nün metodolojisidir .

Birçok kuruluş aynı anda yalnızca bir program yürütür, tüm projelerini içeren bir program. In Proje Yönetimi Enstitüsü terminoloji, bu programın daha proje portföyü olması daha muhtemeldir. Bazı büyük kuruluşlar, her biri bir dizi iyileştirme sağlamak için tasarlanmış birden fazla programa sahip olabilir. Bazı kuruluşlar, diğerleri program yönetimini kullanırken Sistem Mühendisliği kavramını kullanır.

standartlar

Anahtar faktörler

Faydaları
Bir proje ile program arasındaki temel fark, faydaların proje bittikten sonra teslim edildiğinde bir projeye kıyasla program yaşam döngüsü içinde sağlanmasıdır, fayda yönetimi başarılı programların itici gücü olduğundan, bu hayati bir ayrımdır.', Rod Sowden ve ark. (TSO, 2011), s75 </ref>
Yönetim
İç operasyonları ve performans hedeflerindeki değişiklikleri kontrol etmek için yapı, süreç ve prosedür. Yönetişim, programın en hayati alanlardaki durumunu ve ilerlemesini gösteren bir dizi ölçüt içermelidir.
hizalama
Program, daha yüksek düzeyde bir vizyon, amaç ve hedefleri desteklemelidir. Bunlar, önemli ölçüde değişecek olan organizasyon, sektör veya topluluk için gelecekteki durumu tanımlayan Vizyon ve plan programında belirtilmiştir, Rod Sowden ve ark. (TSO, 2011), s107</ref>
dönüşüm
Bir program, bir kuruluş, sektör veya topluluk içinde olsun, büyük bir değişiklik sağlayacaktır. Bu itibarla, değişim ve geçişin yönetimi, yalnızca büyük bir yetenek oluşturmak değil, bir programın temel bir özelliğidir.', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s107</ref>
Güvence
Programı doğrulayın ve onaylayın, standartlara bağlılığı ve vizyonla uyumu sağlayın. Programların her zaman bir Güvence Stratejisi olmalıdır.', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s162</ref>
Yönetim
Düzenli gözden geçirmeler yapıldığından, hesap verebilirlik olduğundan ve projelerin, paydaşların ve tedarikçilerin yönetiminin mevcut olduğundan emin olun .
Entegrasyon
Amaçlanan bütünü oluşturmak için bileşen parçalarının düzgün bir şekilde birbirine oturduğundan emin olun. Program değer zinciri genelinde performansı işlevsel ve teknik olarak optimize edin .
finans
Programı yönetmeye ilişkin daha geniş maliyetlerle birlikte temel maliyetleri ve ayrıca fayda elde etmek için değişim ve geçiş maliyetlerini takip edin.
altyapı
Kaynakların tahsisi, programın maliyetini ve başarısını etkiler. Altyapı ofisleri, sürüm kontrolünü ve BT'yi kapsayabilir .
Planlama
Projeler, kaynaklar, zaman çizelgeleri, izleme ve kontrol hakkındaki bilgileri bir araya getiren planı geliştirin.
Gelişme
Performansı sürekli olarak değerlendirin; yeni yetenekler araştırmak ve geliştirmek; ve sistemli olarak öğrenmeyi ve bilgiyi programa uygular.', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s155</ref>

Proje yönetimi ile karşılaştırma

Programların projelerden nasıl farklı olduğuna dair iki farklı görüş vardır. Bir görünümde, projeler çıktılar, ayrı parseller veya değişim "parçaları" sunar; programlar sonuçlar yaratır. Bu görüşe göre, bir proje yeni bir fabrika, hastane veya BT sistemi sunabilir. Bu projeleri diğer çıktılar ve değişikliklerle birleştirerek , programları yeni bir üründen daha fazla gelir, hastanede daha kısa bekleme listeleri veya gelişen teknoloji nedeniyle daha düşük işletme maliyetleri sağlayabilir. Diğer görüş, bir programın büyük bir projeden veya bir dizi projeden (veya portföyden) başka bir şey olmadığıdır. Bu ikinci görüşte, bir programa sahip olmanın amacı, ölçek ekonomilerinden yararlanmak ve koordinasyon maliyetlerini ve risklerini azaltmaktır. Proje yöneticisinin işi, projelerinin başarılı olmasını sağlamaktır. Öte yandan program yöneticisi, belirli bir programdaki proje koleksiyonunun toplu sonuç(lar)ı veya nihai durum sonuçları ile ilgilenir. Örneğin, bir finans kurumunda bir program, yükselen bir pazardan yararlanmak için tasarlanmış bir proje ve düşen bir pazarın olumsuz yönlerine karşı korumak için tasarlanmış bir proje içerebilir. İlki, potansiyelin üstesinden gelmek istiyor; ikincisi olası olumsuzluğu sınırlamak için. Basit bir benzetme düşünün: Fix-A-Flat®. Bu yüksek basınçlı aerosol ürünü, hava çıkışını durdurmak için delinmiş bir lastiğe bir sızdırmazlık maddesi enjekte eder (proje A) ve aynı anda lastiği yeniden şişirir (proje B), sonuçta bir kez daha işlevsel bir lastik olan bir sonuçla sonuçlanır ( program A ve B projelerinden oluşuyordu).

Programların sonuç getirdiği, ancak projelerin çıktı sağladığı görüşüne göre, program yönetimi doğru projeleri yapmakla ilgilenir. Program yöneticisi 'satranç oynamak' olarak tanımlandı ve proje olarak kullanılacak veya feda edilecek parçalar göz önünde bulundurularak genel bakış akılda tutuldu. Buna karşılık, proje yönetimi projeleri doğru yapmakla ilgilidir. Ve ayrıca bu görüşe göre, başarılı projeler zamanında, bütçeye ve şartnameye uygun işler yaparken, başarılı programlar bir organizasyona uzun vadeli iyileştirmeler sağlar. İyileştirmeler genellikle faydalarla tanımlanır. Bir kuruluş, değişiklikleri gerçekleştirme kapasitesi dahilinde kalırken, kendisini stratejik amaçlarına en çok götüren program grubunu seçmelidir. Öte yandan, programların basitçe büyük projeler veya bir dizi proje olduğu görüşü, bir programın somut faydaları hızlı bir şekilde sunması gerekebileceğine izin verir.

Bir kaynağa göre, bir program ile proje arasındaki temel fark, bir projenin sınırlı doğasıdır - bir projenin her zaman belirli bir bitiş tarihi olmalıdır, aksi takdirde devam eden bir programdır.

İş dünyasında bir program ile bir proje arasındaki farklara ilişkin bir görüş şudur:

  1. Bir proje benzersizdir ve belirli bir süreye sahiptir . İşletme için sürekli olarak belirli sonuçlara ulaşmak için bir işletme içinde bir program devam etmekte ve uygulanmaktadır.
  2. Bir proje, bir çıktıyı veya çıktıyı teslim etmek için tasarlanmıştır ve başarısı, doğru çıktıyı doğru zamanda ve doğru maliyetle teslim etmesi açısından olacaktır.
  3. Program yönetimi, birlikte organizasyonun performansını iyileştiren projelerin yönetimini içerir. Bir programın başarısı, faydalar açısından ölçülecektir.
  4. Faydalar, bir kuruluşun iyileştirme ölçütleridir ve artan gelir, artan karlar, azalan maliyetler, iyileştirilmiş pazar konumu (rekabet kabiliyeti), azalan israf veya çevresel hasar, daha memnun müşteriler içerebilir. Merkezi veya yerel yönetim kuruluşlarında, faydalar, topluma daha iyi bir hizmet sunmayı içerebilir.
  5. Gerekli sonuçlara ulaşma sürecinde, iş programları normalde ilgili iş kısıtlamalarını anlayacak ve tahsis edilen kaynaklara dayalı olarak sonuçlara ulaşmak için gereken süreçleri belirleyecektir. Süreçlerin iyileştirilmesi, bir programı bir projeden çok farklı kılan sürekli bir işlemdir.
  6. En alt seviyede proje yöneticileri bireysel projeleri koordine eder. Program sponsoruna (veya yönetim kuruluna) hesap veren program yöneticisi tarafından denetlenirler .
  7. Normalde, bir projenin önceden belirlenmiş kapsamını değiştirmek için bir süreç olacaktır. Programlar genellikle stratejideki değişikliklere ve organizasyonun değiştiği çevredeki değişikliklere tepki vermek zorundadır.

Başka bir bakış açısı ve başarılı bir yönetim biçimi, yukarıda sayılan faktörlerin hiçbirini projeleri programlardan ayıran unsurlar olarak görmez, daha ziyade programı portföy yönetimi ile ilgili olarak görür. Bu görüşe göre program yönetimi, bir bütün olarak portföyün değerini en üst düzeye çıkarmak için ve ekonomik veya diğer dış koşullar değiştikçe projeleri seçmek, yürütüldükleri hızı ayarlamak ve kapsamlarını ayarlamakla ilgilidir. Yine de bazıları, bir portföyün bağımsız projelerden oluştuğu halde, bir programın, yönetim görevine bir karmaşıklık boyutu ekleyen, birbirine bağlı projeler bütünü olduğunu vurgulamaktadır.

Diğer bir görüş ise program yönetiminin, proje yönetiminin entegrasyon yönünün küçük projelere göre daha önemli olduğu büyük, karmaşık bir projeden başka bir şey olmadığıdır. Entegrasyon yönetimi, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün proje yönetimine yaklaşımının önemli bir özelliğidir . Yine bazıları, bir proje ve bir programın öğeleri arasında karşılıklı bağımlılıklarla ilgili bir ayrım olduğunu kabul eder. Bu görüşe göre, bir program nispeten gevşek bir şekilde bağlanmış bir sistemdir, oysa büyük, karmaşık projeler sıkı bir şekilde birleştirilmiştir. Bu fark, proje programını yönetmesi daha belirsiz, daha fazla belirsizlikle, daha yüksek bir serbestlik derecesini yansıtan ve bir yönetim görevini ortaya çıktıkça veya program yönetimi bunların farkına vardıkça fırsatlardan yararlanmaya daha açık hale getirir.

Pratikte kesin bir ayrım olup olmadığı net değildir. Projeler (veya programlar) küçük ve basitten büyüğe ve karmaşığa değişir; bir kültürde veya kuruluşta program olarak yönetilmesi gereken şey, başka bir kültürde proje olarak yönetilebilir.

Ayrıca bakınız

Referanslar

Başarılı Programları Yönetmek, Rod Sowden ve ark. (TSO, 2007) & (TSO 2011), s156

daha fazla okuma

Dış bağlantılar