Kağıtsız ofis - Paperless office

Bir kağıtsız ofis (ya da kağıt içermeyen ofis ) kağıt kullanımı elimine edilebilir veya büyük oranda azaltıldığı bir çalışma ortamı. Bu, belgeleri ve diğer kağıtları sayısallaştırma olarak bilinen bir süreç olan dijital forma dönüştürerek yapılır . Taraftarlar, "kağıtsız çalışmanın" paradan tasarruf edebileceğini, üretkenliği artırabileceğini, yerden tasarruf sağlayabileceğini, belgeleme ve bilgi paylaşımını kolaylaştırabileceğini, kişisel bilgileri daha güvenli tutabileceğini ve çevreye yardımcı olabileceğini iddia ediyor . Konsept ofis dışındaki iletişimleri de kapsayacak şekilde genişletilebilir.

Tanım

Kağıtsız dünya, geleceğin ofisini tanımlamayı amaçlayan bir yayıncının sloganıydı . 1964 IBM 2260 gibi video görüntülü bilgisayar terminallerinin yaygınlaşmasıyla kolaylaştırıldı . Kağıtsız ofisin erken bir tahmini, 1975 Business Week makalesinde yapıldı. Fikir, ofis otomasyonunun, kayıt tutma ve defter tutma gibi rutin görevler için kağıdı gereksiz hale getirmesiydi ve kişisel bilgisayarın tanıtılmasıyla ön plana çıktı . Her masanın üzerinde bir PC olacağı öngörüsü oldukça kehanet edici olsa da, "kağıtsız ofis" değildi. Yazıcılarda ve fotokopi makinelerinde yapılan iyileştirmeler, belgelerin toplu olarak çoğaltılmasını çok daha kolay hale getirdi ve 1980'den 2000'e kadar dünya çapında ofis kağıdı kullanımının iki katından fazlasına neden oldu. Bu, artan belge üretimi kolaylığına ve elektronik iletişimin yaygınlaşmasına bağlandı ve bunun sonucunda ortaya çıktı. Genellikle yazdırılan çok sayıda belge alan kullanıcılarda. Ancak, 2000 yılından bu yana, en azından ABD'de, bir nesil kaymasına atfedilen, ofis kağıdı kullanımı dengelendi ve şimdi azalmaktadır; gençlerin belge yazdırmaya daha az meyilli olduklarına ve onları tam renkli interaktif bir ekranda okumaya daha meyilli olduklarına inanılıyor. Göre ABD Çevre Koruma Ajansı , ortalama ofis çalışanı kağıt ve mukavva ürünleri yaklaşık iki pound her gün üretir.

"Kağıtsız Ofis" terimi, ticarette ilk kez 1978'de otomatik bir ofis ekipmanı şirketi olan Micronet, Inc. tarafından kullanıldı .

Tarih

Geleneksel ofislerde, dosyalama dolapları , klasörler, raflar, mikrofiş sistemleri ve çizim dolapları içerebilen , tümü bakım, ekipman, önemli miktarda alan gerektiren ve kaynak yoğun olan kağıt tabanlı dosyalama sistemleri bulunur . Buna karşılık, kağıtsız bir ofiste sadece bir masa, sandalye ve bilgisayar (az miktarda yerel veya ağ depolaması ile) olabilir ve tüm bilgiler dijital biçimde depolanır. Bilgilerin dijital olarak depolanmasını kolaylaştırmak için konuşma tanıma ve konuşma sentezi de kullanılabilir.

Bilgisayar verileri kağıda yazdırıldığında, bilgisayar veritabanı güncellemeleriyle senkronize olmaz . Çoklu sıralama düzenlemelerinde kağıdın aranması ve düzenlenmesi zordur ve birden çok yerde depolanan benzer kağıt verilerinin izlenmesi ve güncellenmesi genellikle zor ve maliyetlidir. Kağıtsız bir ofis, dağıtılmış veritabanı güncellemeleri için tek kaynaklı bir toplama noktasına ve bir yayınla-abone ol sistemine sahip olacaktır. Modern bilgisayar ekranları okumayı gözler için daha az yorucu hale getiriyor; bir dizüstü bilgisayar bir kanepede veya yatakta kullanılabilir. İle tablet bilgisayarlar ve akıllı telefonlar , video animasyon, video klipler ve tam uzunlukta filmler gibi diğer pek çok düşük maliyetli katma değerli özelliklere sahip, pek çok o kağıt tüm ama teknolojik değişime dirençli olanlara artık kullanılmıyor savunuyorlar. e-Kitaplar , basılı kitaplara kıyasla genellikle ücretsiz veya düşük maliyetlidir.

Diğerleri, kağıdın ekranlardan farklı kullanımlar sağladığı için her zaman bir yeri olacağını iddia ediyor.

Kağıdın çevresel etkisi

Ana madde: Kağıdın çevresel etkisi

Bazıları kağıt ürünü imalatının ormansızlaşmaya ve insan kaynaklı iklim değişikliğine önemli ölçüde katkıda bulunduğuna ve sera gazı ürettiğine inanıyor . Diğerleri, özellikle Kuzey Amerika'da kağıt ürünü imalatının sürdürülebilir ormancılığın ekolojik ve ekonomik dengesini desteklediğini iddia ediyor . 2018 Amerikan Orman ve Kağıt Derneği Sürdürülebilirlik Raporu'na göre kağıt üretimi , on bir yıllık dönemde sera gazı emisyonunu %20 oranında azalttı . Geri dönüşüm gibi önlemler kağıdın çevresel etkisini azaltmaya yardımcı olabilir. Kuzey Amerika dışındaki bazı kağıt üretimi, nitrojen dioksit (NO 2 ), kükürt dioksit (SO 2 ) ve karbon dioksit (CO 2 ) salınımı ile hava kirliliğine yol açabilir . Kuzey Amerika dışındaki kağıt hamuru ve kağıt fabrikalarından boşaltılan atık su, kirletici olarak sınıflandırılan katılar, besinler ve çözünmüş organik maddeler içerebilir . Azot ve fosfor gibi besinler tatlı su kütlelerinin ötrofikasyonuna neden olabilir veya bu durumu şiddetlendirebilir .

Baskı mürekkepleri ve tonerler çok pahalıdır ve çevreye zarar veren uçucu organik bileşikler , ağır metaller ve yenilenemeyen yağlar kullanır, ancak mürekkebin içindeki ağır metal miktarına ilişkin standartlar bazı düzenleyici kurumlar tarafından belirlenmiş olmasına rağmen. Geri dönüştürülmüş kağıt hamurunun mürekkebinden arındırılması , atık bulamacıyla sonuçlanır, bazen geri dönüştürülmüş atık kağıdın ağırlığının %22'si ağırlığındadır ve çöplüklere gidebilir .

Elektroniğin çevresel etkisi

Ana madde: Elektronik atık

Kağıtsız bir çalışma ortamı , bilginin üretilmesini, iletilmesini ve depolanmasını sağlamak için elektronik bileşenlerden oluşan bir altyapı gerektirir . Bu bileşenleri üreten endüstri, dünyadaki en az sürdürülebilir ve çevreye en fazla zarar veren sektörlerden biridir. Elektronik donanım imalatı için bir işlem içerir çıkarma arasında değerli metaller ve üretimini plastik endüstriyel bir ölçekte. Dijital verilerin iletimi ve depolanması , bir ev sahibi ülkenin elektrik arzının önemli bir miktarını tüketen veri merkezleri tarafından kolaylaştırılır .

Otomasyon ve elektronik form otomasyonu yoluyla kağıdı ortadan kaldırma

İndeks kartlarının ve rolodekslerin veritabanlarıyla, daktiloyla yazılan mektupların ve faksların e-postayla ve referans kitaplarının internetle değiştirilmesi gibi çevrimiçi sistemler kullanılarak kağıt ihtiyacı ortadan kalkar . Kâğıdı ortadan kaldırmanın bir başka yolu da, verileri yakalamak ve paylaşmak için formlara, uygulamalara ve anketlere dayanan kağıt tabanlı süreçleri otomatikleştirmektir. Bu yöntem, "elektronik formlar" veya e-formlar olarak adlandırılır ve tipik olarak, mevcut verilerin önceden doldurulmasına izin vermek için elektronik formatta mevcut mükemmel baskılı belgelerin kullanılması, son kullanıcılar tarafından çevrimiçi olarak manuel olarak girilen verilerin yakalanması, güvenli yöntemler sağlanması yoluyla gerçekleştirilir. form verilerini işleme sistemlerine göndermek ve elektronik belgeleri yazdırmadan dijital olarak imzalamak.

Elektronik form otomasyonu ile kullanılabilecek teknolojiler şunları içerir:

  • Taşınabilir Belge Formatı ( PDF ) – elektronik belgeler ve formlar oluşturmak, görüntülemek ve bunlarla etkileşim kurmak için
  • E-form (elektronik form) yönetim yazılımı – formları oluşturmak, entegre etmek ve yönlendirmek ve işleme sistemleriyle veri oluşturmak için
  • Veritabanları – belgeleri önceden doldurmak ve işlemek için verileri yakalamak için
  • İş akışı platformları – bilgileri, belgeleri yönlendirmek ve süreç akışını yönlendirmek için
  • E-posta (elektronik e-posta) iletişimi, her türlü bilginin gönderilmesine ve alınmasına ve eklerin etkinleştirilmesine olanak tanır.
  • Dijital imza çözümleri – belgeleri dijital olarak imzalamak için (son kullanıcılar tarafından kullanılır)
  • Web sunucuları – süreci barındırmak, gönderilen verileri almak, belgeleri saklamak ve belge haklarını yönetmek için

Şirketleri evrak otomasyonunu benimsemekten alıkoyan ana sorunlardan biri, dijital imzaları uygun maliyetli ve uyumlu bir şekilde yakalamanın zorluğudur. E-imza, 2000 Yasası ABD'de bir belge elektronik imza temelinde reddedildi ve belgeler üzerinde dijital imzaları kabul etmek için tüm şirketlerin gerekli edilemeyeceğini sağladı. Bugün, son kullanıcıların donanım veya yazılım satın almasını gerektirmeyen çözümler de dahil olmak üzere, uygun maliyetli seçenekler mevcuttur.

Bu tür yazılımların en büyük avantajlarından biri , kullanıcının herhangi bir dosyanın tam metnini aramasını sağlayan OCR ( Optik karakter tanıma ) kullanılabilmesidir. Ek olarak, tüm sistem boyunca belirli dosyaları bulmayı kolaylaştırmak için her dosyaya kullanıcı tanımlı etiketler eklenebilir.

Bazı kağıtsız yazılımlar bir tarayıcı, donanım ve yazılım sunar ve önemli belgeleri ayırmada ve düzenlemede sorunsuz çalışır. Kağıtsız yazılım, insanların herhangi bir küçük işletme veya ofiste kullanılabilecek önemli belgeler için çevrimiçi imzaları etkinleştirmesine de izin verebilir. Belge yönetimi ve arşivleme sistemleri, formları otomatikleştirmek için bazı yöntemler sunar. Tipik olarak, belge yönetim sistemlerinin bir belgeyle çalışmaya başladığı nokta, belgenin tarandığı ve/veya sisteme gönderildiği andır. Birçok belge yönetim sistemi, optik karakter tanıma yoluyla belgeleri okuma ve bu verileri belge yönetim sistemi çerçevesinde kullanma becerisini içerir. Bu teknoloji, kağıtsız bir ofis elde etmek için gerekli olsa da, ilk etapta kağıt üreten süreçleri ele almıyor.

Kağıt tabanlı belgeleri dijitalleştirme

Kağıtsız ofis felsefesinin bir diğer önemli yönü de kağıt dokümanların, fotoğrafların , mühendislik planlarının, mikrofişlerin ve diğer tüm kağıt tabanlı sistemlerin dijital dokümanlara dönüştürülmesidir. Bunun için kullanılabilecek teknolojiler arasında tarayıcılar , dijital posta çözümleri, kitap fotokopi makineleri, geniş format tarayıcılar (mühendislik çizimleri için), mikrofiş tarayıcılar, fakstan PDF'ye dönüştürme, çevrimiçi postaneler , çok işlevli yazıcılar ve belge yönetim sistemleri yer alır . Bu teknolojilerin her biri , raster formatlarını (bitmapler) ihtiyaca göre diğer formlara dönüştüren yazılımlar kullanır . Genellikle, daha küçük raster görüntüler üreten veya bir belgeyi metne dönüştürmek için optik karakter tanıma (OCR) kullanan bir tür görüntü sıkıştırma teknolojisi içerirler . OCR ve raster kombinasyonu, belgenin orijinal formunu korurken arama özelliğini etkinleştirmek için kullanılır. Önemli bir adım, kağıttan dijitale dönüştürmeyle ilgili etiketleme ve taranan belgelerin kataloglanmasıdır. Bunu yapmak için bazı teknolojiler geliştirilmiştir, ancak bunlar genellikle ya insan kataloglamayı ya da OCR belgesinde otomatik indekslemeyi içerir. Bununla birlikte, tarayıcılar ve yazılımlar, çift taraflı A4 belgeleri yaklaşık 30-35 ppm hızında tarama biçiminde (tipik olarak TIFF faks 4 veya PDF ) tarayabilen küçük, taşınabilir tarayıcıların geliştirilmesiyle gelişmeye devam ediyor .

Kağıtsız felsefenin sınırlarını zorlamak isteyenlerin karşılaştığı bir konu da telif hakkı yasaları oldu. Bu yasalar, kitapların elektronik formata dönüştürülmesi gibi, telif hakkıyla korunan belgelerin bir ortamdan diğerine transferini kısıtlayabilir.

Belgelerin güvenliğini sağlama ve izleme

Kimlik hırsızlığı ve veri ihlallerine ilişkin farkındalık yaygınlaştıkça, kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri yöneten veya saklayan şirketlerin bu belgelere gereken özeni göstermesini gerektiren yeni yasalar ve düzenlemeler çıkarıldı . Kağıtsız ofis sistemlerinin güvenliği geleneksel dosya dolaplarından daha kolaydır ve her bir belgeye bireysel erişimleri takip edebilir.

Kağıtsız ofisi benimsemenin zorlukları

"Kağıtsız olmanın" büyük bir zorluğu, bir işletmenin iletişiminin çoğunun, yalnızca dahili olmanın aksine, diğer işletmeler ve bireylerle olmasıdır. Elektronik iletişim, hem göndericinin hem de alıcının uygun yazılım ve donanıma kolay erişime sahip olmasını gerektirir. Hükümet düzenlemeleri, endüstri standartları, yasal gereklilikler ve değişimi yavaşlatabilecek iş politikaları gibi kağıtsız bir ofise geçerken maliyetler ve geçici üretkenlik kayıpları da bir faktördür. İşletmeler, dosya formatı uyumluluğu, dijital belgelerin uzun ömürlülüğü, sistem kararlılığı ve uygun teknolojik becerilere sahip olmayan çalışanlar ve müşteriler gibi teknolojik zorluklarla karşılaşabilir.

Bu nedenlerle, kağıtta bir azalma olabilirken, bazı kağıt kullanımları büyük olasılıkla süresiz olarak kalacaktır. Bununla birlikte, 2015 yılındaki bir anket, küçük/orta ölçekli işletmelerin neredeyse yarısının, o yılın sonuna kadar kağıtsız kalacaklarına veya olabileceklerine inandığını ileri sürdü.

Ayrıca bakınız

Referanslar

daha fazla okuma

Dış bağlantılar