Dakika - Minutes

Bu makale bir toplantının yazılı kaydı hakkındadır. Zaman birimi için dakikaya bakınız . Diğer kullanımlar için, bkz. Dakika (anlam ayrım) .
Hawkes Bay Deprem Yardım Fonu Komitesi Birinci Toplantı Tutanakları

Toplantı tutanakları (kısaltma MoM ), protokoller veya gayri resmi olarak notlar olarak da bilinen tutanaklar , bir toplantının veya duruşmanın anında yazılı kaydıdır . Genellikle toplantı olaylarını tanımlarlar ve bir katılımcı listesi, katılımcılar tarafından ele alınan konuların bir beyanı ve konularla ilgili yanıtlar veya kararlar içerebilirler.

etimoloji

"Dakika" adı muhtemelen "kaba notlar" anlamına gelen Latince minuta scriptura (kelimenin tam anlamıyla "küçük yazı") ifadesinden türemiştir .

oluşturma

Tutanaklar, toplantı sırasında bir daktilo veya mahkeme muhabiri tarafından oluşturulabilir , bu kişi steno notasyonu kullanabilir ve daha sonra tutanakları hazırlayabilir ve daha sonra katılımcılara verebilir. Alternatif olarak, toplantı ses kaydına alınabilir , video kaydına alınabilir veya bir grubun atanan veya gayri resmi olarak atanan sekreteri daha sonra hazırlanan tutanaklarla not alabilir. Birçok devlet kurumu, tüm dakikaları gerçek zamanlı olarak kaydetmek ve hazırlamak için dakika kayıt yazılımı kullanır .

Amaç

Tutanaklar, bir kuruluş veya grubun toplantılarının resmi yazılı kaydıdır. Bunlar, bu işlemlerin transkriptleri değildir . Kullanılması Düzenin Robert'ın Kuralları Yeni Revize (RONR), dakika başlıca şeyin kaydını içermelidir yapılan toplantıda, değil ne dedi üyeleri tarafından. Organizasyonun tutanakların içeriği ile ilgili kendi kuralları olabilir.

Çoğu kuruluş veya grup için tutanakların kısa olması ve yalnızca kararların bir özetini içermesi önemlidir. Bir kelimesi kelimesine rapor (transkript) genellikle kullanışlı değildir. Kuruluşun kuralları gerektirmedikçe, bir toplantıdaki tartışmaların bir özeti ne gerekli ne de uygundur.

Bir şirket yönetim kurulu gibi belirli grupların tutanakları dosyada tutulmalıdır ve önemli yasal belgelerdir. Yönetim kurulu toplantı tutanakları, aynı organizasyonda genel üyelik toplantı tutanaklarından ayrı tutulur. Ayrıca, yürütme oturumlarının tutanakları ayrı tutulabilir. Daha az resmi notlar alınabilmesine rağmen, komitelerin resmi tutanak tutmaları zorunlu değildir. Komiteler için resmi kayıtları, ana kuruluşlarına sunulan raporlardır.

Biçim

Tutanakların formatı, genel yönergeler olmasına rağmen, bir kuruluş tarafından oluşturulan standartlara bağlı olarak değişebilir. Robert'ın Düzen Kuralları, örnek bir tutanak seti içerir.

Genel olarak tutanaklar, toplantıyı düzenleyen organın (örneğin bir kurul) adıyla başlar ve ayrıca yeri, tarihi, hazır bulunan kişilerin listesini ve başkanın sipariş vermek üzere toplantıyı çağırdığı saati de içerebilir .

Tutanağın birincil işlevi, alınan kararları kaydetmek olduğundan, tüm resmi kararlar dahil edilmelidir. Resmi bir önerge teklif edilir ve geçici olarak verilirse , (geçip geçmediğine bakılmaksızın) bu kaydedilir. Oylama taksitli da dahil edilebilir. Tutanağın rutin bir hareketle ilgili kısmı, yalnızca belirli bir hareketin "Ann tarafından hareket ettirildiğini ve geçtiğini" belirtebilir. Bir harekette bulunan kişinin adının belirtilmesi kesinlikle gerekli değildir. Bir sayının dahil edildiği durumlarda, bir önerge lehte ve aleyhte oy kullanan kişi sayısının kaydedilmesi yeterlidir, ancak katılımcıların oylarını adlarıyla not etmelerini talep etmelerine izin verilebilir. Yoklama oyu ile bir karar verilirse , bireysel oyların tümü isme göre kaydedilir. Resmi bir oylama olmaksızın genel rıza ile yapılırsa , bu durum kaydedilebilir.

Tutanak, toplantının ertelendiği saatin bir notu ile sona erebilir.

Tutanaklar bazen onlardan sorumlu kişi (genellikle sekreter) tarafından sonraki bir toplantıda gözden geçirilmek üzere sunulur. Geleneksel kapanış ifadesi "Saygıyla sunulur" (artık yaygın olmasa da), ardından memurun imzası, yazdığı (veya basılı) adı ve unvanı gelir.

Genellikle, bir iş düzenindeki veya bir toplantı gündemindeki ilk maddelerden biri, bir önceki toplantının tutanaklarının okunması ve onaylanmasıdır. Grup üyeleri (genellikle oybirliği ile ) yazılı tutanakların önceki toplantıda olanları yansıttığını kabul ederse, onaylanır ve onayları mevcut toplantı tutanaklarına kaydedilir. Önemli hatalar veya eksiklikler varsa, tutanaklar yeniden düzenlenebilir ve daha sonraki bir tarihte tekrar sunulabilir. Normal değişiklik prosedürleri kullanılarak hemen küçük değişiklikler yapılabilir ve değiştirilen tutanak "değiştirildiği gibi" onaylanabilir. Toplantının taslağın okunmasıyla gecikmemesi için toplantıdan önce tüm üyelere tutanak taslağının bir taslağının gönderilmesi normal olarak uygundur.

Ayrıca bakınız

Referanslar

alıntılar

Kaynaklar

daha fazla okuma