Delegasyon - Delegation
Yetki devri, belirli faaliyetleri yürütmek için başka bir kişiye (normalde bir yöneticiden bir astına) yetki verilmesidir. İşi başka bir kişiye dağıtma ve emanet etme sürecidir. Delegasyon, yönetim liderliğinin temel kavramlarından biridir . Süreç, yöneticilerin hangi işi kendileri yapacaklarına ve hangi işin tamamlanması için başkalarına devredileceğine karar vermelerini içerir. Yönetim açısından, yetki devri, proje sorumluluğunu ekip üyelerine kaydırmayı ve onlara iş ürününü en az müdahale ile etkili bir şekilde sonuçlandırma fırsatı vermeyi içerir. Etkili yetki devrinin tersi, bir yöneticinin çok fazla girdi, yönlendirme ve yetki devri yapılan işin gözden geçirilmesini sağladığı mikro yönetimdir . Delegasyon, bir astına karar verme yetkisi verir. Karar verme yetkisinin ve sonuçların sorumluluğunun bir örgütsel düzeyden diğerine daha düşük bir düzeye kaydırılmasıdır. Bununla birlikte, işin sonucu için belirli bir düzeyde sorumluluk, başlangıçta işi devreden kişiye aittir.
Birinin temsilci seçmeye karar vermesinin birkaç nedeni vardır. Bunlar şunları içerir:
- Diğer görevleri yapmak için kendilerini serbest bırakmak
- Kararları en nitelikli kişinin vermesi
- Bir konuda başka bir kalifiye kişinin bakış açısını aramak
- Başkasının ek görevleri makul ve başarılı bir şekilde yerine getirme yeteneğini geliştirmek
Yetki devri, etkin yönetimin temel bir unsuru olarak yaygın olarak kabul edilmektedir. Mevcut en kullanışlı yönetim araçlarından biridir. Yetkilendirme yeteneği, etkili bir şekilde yönetmede kritik, ancak geliştirilmesi zor bir beceridir. Yöneticiler tarafından etkin yetki devrini kolaylaştıran bir dizi faktör vardır. Bunlar şunları içerir: "Başkalarının yeteneklerini tanımak ve saygı duymak; görevleri değerlendirmek ve büyük resme nasıl uyduklarını iletmek; insanları ve görevleri eşleştirmek; destek ve teşvik sağlamak; belirsizlik ve belirsizliğe tahammül etmek; başarısızlığı öğrenmenin anahtarı olarak yorumlamak." Kuruluşların bu kadar karmaşık ve dinamik varlıklar olması nedeniyle, hedeflerin başarısı, büyük ölçüde görevlerin ve sorumlulukların ne kadar etkin bir şekilde devredilebileceğine bağlıdır. Delegasyon için geçerli olan bir dizi özellik vardır. İlk olarak, daha önce tartışıldığı gibi, destekleyici bir çalışana bir görevin yetkisini atama sürecidir. Bu aynı zamanda bu görevle ilgili karar verme yetkisini de değiştirir. Örgütsel düzeyler arasında görevlerin delegasyonu bağlantılar oluşturur ve bir yetki zinciri geliştirir.
yetkilendirme süreci
Ulusal Eğitim Enstitüsü Kıdemli Öğretim Üyesi Dr. Kanthi Wijesinghe'ye göre, "Delegasyon, yönetici sorumluluklarının bir kısmını bir astına devrettiğinde başlar. Sorumluluk, bir bireye verilen iştir." Yetki devri, bir süpervizörün iletişim kurma, motive etme ve bireysel tercihleri ve farklılıkları anlama yeteneğine büyük ölçüde bağlıdır. Yetkilendirme süreci, bir görevin ve uygun çalışanın seçilmesini sağlamayı içerir. Yetkilendirme süreci 'hazırlık, başlatma, uygulama ve kapatma' gerektirir. Bir bireye verilen görevler, rollerinin geleneksel bir parçası olan görevleri içermemelidir. Bir yönetici, verilen bir görevi yerine getirme yetkisini devredebilirken, nihai sorumluluk devredilmez. Bu, yetkilendirmenin 'yetki, güç, etki, bilgi, bilgi veya risk' içerebilen bir paylaşım sürecini içerdiği anlamına gelir. Bu, yöneticiler ve astlar arasında güven ve moral oluşturur. Bir organizasyonun iç ve dış çevresi genellikle birçok müdahale edici faktör ile karakterize edilir. Bunlardan bazıları 'çok fazla aciliyet, deneyimsizlik ve güven eksikliği'dir. Bu faktörlerin etkisini en aza indirmek için, bir organizasyon içinde net bir yetkilendirme protokolü geliştirilmeli ve izlenmelidir.
Yetkilendirme süreci her zaman uyumlu bir yapı izlemez ve basit de değildir, ancak genel olarak dahil olan bir takım kilit yönler vardır. Genelleştirilmiş yetkilendirme süreci, aşağıdakilerin bir kombinasyonunu içerir:
- Görevlerin tahsisi: Yetki veren, astlarına gerçekleştirilecek görevi iletir. Kaynaklar sağlanır ve bir zaman sınırı bildirilir.
- Yetki devri: Astın görevi yerine getirebilmesi için yetki gereklidir. Görev delege edildiğinde çalışana gerekli yetki verilir.
- Sorumlulukların atanması: Yetki devredildiğinde, bu görevin sorumluluğu astlara verilir. Bir kişiye bir görevi tamamlama hakkı verildiğinde, ona karşılık gelen gerçekleştirme yükümlülüğü verilir. Sorumluluğun kendisi tamamen devredilemez; bir yönetici yine de devredilen yetkiye eşit sorumluluk altında faaliyet göstermelidir.
- Hesap verebilirliğin oluşturulması: Yetkilendirme sürecinin sonunda, yöneticinin hesap verebilirlik oluşturması esastır, yani astların yürütmeye yetkili oldukları görevlerden sorumlu olmaları gerekir.
Yetkilendirme ilkeleri
Yetkilendirme sürecini anlamak ve uygulamak için gerekli olan, ilkeler biçiminde bir dizi kılavuz vardır. Yetkilendirme ilkeleri şunları içerir:
Beklenen sonuç ilkesi
Bireysel bir asta devredilen yetkinin, görevden beklenen sonuçları başarma yeteneklerini sağlamak için yeterli olması gerekir. Yetkilendirmeden önce, yöneticinin böyle bir yetki devrinin amacını ve ondan bekledikleri sonuçları bilmesi gerekir. Bu, astların eylemlerini görevin tamamlanmasına yönlendirmek için hedeflerin, performans standartlarının ve hedeflerin açıkça belirtilmesi gerektiği anlamına gelir.
Yetki ve sorumluluk eşitliği ilkesi
Bu ilke, yetki ve sorumluluğun bir arada var olduğu ve el ele gitmesi gerektiği kavramını ana hatlarıyla belirtir. Bu, bir çalışana devredilen yetkinin tutarlı ve sorumluluklarına eşit olması gerektiği anlamına gelir. "Yetkisiz sorumluluk anlamsızdır". Bir kuruluştaki her birey, kendisine verilen görevleri etkin bir şekilde yerine getirmek için gerekli yetkilere ihtiyaç duyar; Çalışana yüklenen sorumluluk ile bir görevi yerine getirmesi için verilen yetki arasında eşitsizlik olmamalıdır.
Sorumluluğun mutlaklığı ilkesi
Sorumluluğun mutlaklığı ilkesi, sorumluluğun devredilmesinin mümkün olmadığını belirtir. Üstler, yetki devri yoluyla astlarına verilen görev ve faaliyetlere ilişkin sorumluluktan vazgeçemezler, çünkü bu yetkiyi devreden ve görevlendiren kendileridir. Sorumluluk mutlaktır ve bir yönetici astlarının eylemlerinden sorumlu kalır.
Komuta birliği ilkesi
Komuta birliği ilkesine göre, çalışanların bağlı olduğu, yetki verdiği ve emir aldığı tek bir amir olmalıdır. Bu çalışan yalnızca doğrudan amirine karşı sorumlu olmalıdır. Bu, artan çalışan verimliliği ve bir organizasyon içinde daha az rol çatışması ile ilişkilidir.
skaler ilke
Skaler ilke, bir organizasyon içinde hiyerarşik otoritenin açık ve resmi hatlarının olduğunu iddia eder. Bu hiyerarşi, yetki ve sorumluluk akışını yansıtır. Yetki devretme yetkisine sahip olan ve kime karşı sorumlu oldukları yöneticilere ve astlara açıkça belirtilir.
istisna ilkesi
Bu ilke, çalışanlara yetkileri dahilinde sorumluluklarını yerine getirme konusunda tam bir özgürlük verilmesi gerektiğini ileri sürer. Bu nedenle yöneticiler, küçük hatalar fark edilse bile, astlarının günlük işlerine müdahale etmekten kaçınmalıdır. Bu kontrol seviyesi daha verimli sonuçlara yol açar. Bazı istisnai durumlarda, yöneticiler normdan önemli ölçüde sapan konulara müdahale edebilirler; bu durumda asta verilen yetki bile geri alınabilir.
Potansiyel avantajlar ve dezavantajlar
Yetkilendirme, önemli ve son derece kullanışlı bir yönetim aracıdır. Etkili ve başarılı bir şekilde uygulandığında yetki devri, organizasyona, yöneticiye ve astlara birçok fayda sağlar. Ancak delegasyon başarısız olursa ve optimal olarak uygulanmazsa, sonuçlar ciddi dezavantajlara yol açabilir ve zararlı etkilere neden olabilir.
Yetkilendirme, zamanı verimli bir şekilde yönetmek için en iyi bilinen yöntemlerden biridir ve bir kuruluş içinde sayısız faydaya yol açar. Yetkilendirmenin en önemli avantajlarından biri, çalışan motivasyonu ve gelişimi için kullanılmasıdır. Delegasyonlarla ilişkili motive edici faktör, yöneticiden astlara aktarılan artan güvenden gelir. Bir süpervizör güvenini gösterdiğinde, çalışanlarda personel güvenini ve özgüvenini oluşturur. Bireysel bir çalışan ve yönetim arasında yetkilendirme ve güven arasında oldukça anlamlı ve pozitif bir ilişki vardır. Liderler, süpervizör gücünün paylaşımı yoluyla astlarını güçlendirebilir. Bu, süpervizörün rolünün olumlu bir şekilde pekiştirilmesine yol açar, moral oluşturur ve organizasyon güvenini oluşturur. Yetkilendirme, etkililiği ve verimliliği birçok yönden önemli ölçüde artırır. Yönetimin iş yükü, yanıt verme yeteneğini artırma ve çalışanların yeteneklerini büyütme ve geliştirme ile ilgili zorlukları kolaylaştırır. Kurumsal kaynaklar daha verimli bir şekilde yönetilir ve astlar daha hızlı kararlar alabilir ve görevleri gerçekleştirebilir. Delegasyon yoluyla, alt düzey çalışanlar deneyim kazanma, yetenekler geliştirme ve organizasyonu iyileştiren beceriler geliştirme fırsatını benimseyebilir. Yetki devri, örgütsel bağlılık, görev performansı, yenilikçi davranış ve iş tatmini ile pozitif ilişkilidir. Örgütsel düzeyde, yetki devri, mevcut güçlü ve zayıf yönler hakkında fikir verebilir, iyileştirme ve büyüme fırsatı sağlayabilir. Ayrıca, bir kuruluşun hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verme kapasitesini artırır.
Faydaları açık olsa da, etkili yetki devrinin bir takım potansiyel dezavantajları ve zorlukları vardır. Yetki devrinin etkisiz kullanımı, isteksiz veya uygun kararlar alamayan birine gerçek bir etkiye izin vermemeyi veya çok fazla yetki vermeyi içerir. Bazı denetçiler, gerekli becerilerle teması kaybetme veya gerçekten keyif aldıkları bir şeyden vazgeçme korkusuyla görevleri devretmeyi zor buluyor. Yetkilendirme, yetki devri için güçlü bir caydırıcı olabilecek bir düzeyde risk ve belirsizlik içerir. Denetim otoriteleri bir görevi devrettiğinde, görevin etkin bir şekilde yerine getirilip getirilmediğinden sorumlu olmaya devam ederler ve yetki devrinin bir sonucu olarak potansiyel riskleri ve getirileri göz önünde bulundurmak zorundadırlar. Yöneticiler, hataların yapılacağı veya işin başarabileceklerine inandıkları standarda göre tamamlanmayacağı endişeleri nedeniyle genellikle yetki devri konusunda isteksizdirler. Yetki devriyle ilgili bir başka endişe de, üst düzey yönetimin, orta yönetimin genel ihtiyaçlar yerine kendi özel ihtiyaçları için devredeceği konusunda ihtiyatlı hale gelmesidir.